Per anni il mondo IT ha guardato con sospetto al fenomeno dello shadow IT, ovvero l’utilizzo in azienda di strumenti e software non autorizzati dai reparti informatici. Oggi, però, a sorprendere è proprio Microsoft, che ha scelto di spingere in quella direzione trasformando il concetto di BYOD (Bring Your Own Device) in qualcosa di nuovo: Bring Your Own Copilot (BYOC). In pratica, i dipendenti potranno portare sul posto di lavoro il proprio abbonamento personale a Microsoft 365 e usarlo per sbloccare le funzioni di Copilot anche se la loro azienda non ha sottoscritto una licenza dedicata.

Si tratta di una mossa unilaterale da parte di Redmond, che apre ufficialmente le porte a un utilizzo “ibrido” delle licenze con un compromesso tra la rigidità delle policy aziendali e la crescente richiesta di strumenti basati sull’intelligenza artificiale.

Da minaccia a risorsa

Microsoft ha spiegato di aver cambiato approccio allo shadow IT. Se in passato l’obiettivo era limitarlo, oggi la strategia è “gestirlo” e, in alcuni casi, addirittura incoraggiarlo. L’idea è che impedire ai lavoratori di usare strumenti ormai diffusi e familiari rischia di rallentare la produttività. Meglio quindi consentirne l’uso in un contesto controllato, piuttosto che lasciare che gli utenti cerchino scorciatoie non tracciate.

Secondo Samer Baroudi, senior product marketing manager dell’azienda, questa soluzione è stata pensata per offrire una via più sicura rispetto ad altri scenari di “IA fai da te”. La possibilità di portare in ufficio Copilot da un abbonamento privato garantisce infatti sia l’accesso a strumenti evoluti, sia la protezione dei dati aziendali, perché i permessi e le identità digitali rimangono ancorati all’account professionale.

Con questa novità, un dipendente potrà accedere ai servizi Microsoft 365 usando sia l’account di lavoro, sia quello personale. In questo modo, le funzionalità Copilot previste dal piano privato (che sia Family, Personal o Premium) saranno disponibili anche su documenti e applicazioni aziendali, purché l’utente abbia le autorizzazioni previste dal proprio profilo lavorativo.

Copilot dipendenti

La distinzione tra i due ambienti resta, almeno sulla carta, ben delimitata. I dati delle aziende infatti non finiscono automaticamente negli account personali e l’accesso ai file è comunque regolato da Entra ID (il sistema di identità aziendale). Inoltre, gli amministratori IT possono stabilire policy che vietano o limitano l’uso di Copilot personale in ambito lavorativo e hanno la possibilità di monitorare le interazioni, applicando le consuete regole di sicurezza e conformità.

Il nodo del controllo

Nonostante queste rassicurazioni, la decisione ha fatto storcere il naso a più di un responsabile IT. C’è infatti la percezione che Microsoft abbia “scavalcato” i reparti informatici introducendo un cambiamento che riduce, almeno in parte, la loro autonomia. Da un lato viene promesso che i dati restano al sicuro, ma dall’altro il fatto stesso che un lavoratore possa attivare Copilot tramite un abbonamento personale mette in discussione i confini tradizionali della governance aziendale.

Va inoltre ricordato che i prompt e le risposte generate tramite Copilot restano tracciabili. I dipendenti che scelgono di accedere con il proprio piano privato devono quindi essere consapevoli che tali interazioni possono comunque essere visibili e sottoposte a controllo.

Alla base di questa iniziativa c’è anche una logica di mercato. Consentendo agli utenti di sfruttare Copilot anche in contesti dove l’azienda non ha investito in licenze, Microsoft punta a far crescere rapidamente la familiarità con i suoi strumenti di intelligenza artificiale. In prospettiva, questo potrebbe spingere molte organizzazioni ad acquistare piani aziendali completi, così da evitare disparità di utilizzo o conflitti di policy.

In altre parole, più che un gesto di pura apertura, si tratta di una strategia per accelerare l’adozione di Copilot nel mondo del lavoro. Non a caso, tra le FAQ pubblicate a corredo dell’annuncio, Microsoft ammette chiaramente che il beneficio è duplice: i dipendenti ottengono vantaggi immediati in termini di produttività e l’azienda può vantare numeri più alti di “adozione” delle proprie soluzioni IA. Per il momento, però, questo modello non riguarda tutti, visto che gli ambienti cloud di Microsoft progettati per soddisfare i requisiti di sicurezza e conformità del Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti e del governo federale non supportano la funzionalità.

La notizia arriva tra l’altro in concomitanza con un altro importante annuncio di Microsoft, che ha presentato Microsoft 365 Premium per utenti consumer a 19,99 dollari al mese. Il nuovo piano, che raggruppa l’assistente di intelligenza artificiale Copilot dell’azienda su app tra cui Outlook, Excel e Word, include i limiti di utilizzo più elevati di Copilot e funzionalità esclusive come Ricercatore, Analista e Azioni, combinate con 1 TB di spazio di archiviazione cloud e la sicurezza avanzata di Microsoft Defender. Secondo quanto riportato da Reuters, l’azienda smetterà di vendere Copilot Pro e i clienti esistenti di Copilot Pro e Microsoft 365 Personal o Family possono passare a Premium.