Introdotta per la produzione, la Value Stream Mapping (VSM), o mappatura del flusso di valore, è una tecnica di mappatura visiva che si è rivelata utile per l’ottimizzazione e il miglioramento di sistemi e processi aziendali. Implementando tecniche di VSM le aziende possono eliminare gli sprechi nei processi di sviluppo, identificare e prevedere i colli di bottiglia della supply chain e aumentare il valore per i clienti fornendo migliori servizi e prodotti.

Cos’è la mappatura del flusso di valore?

La mappatura del flusso di valore è una tecnica di gestione snella per analizzare il flusso di materiali, requisiti e dati associati a un determinato processo, sistema o prodotto. La Value Stream Mapping richiede una forte comunicazione tra i reparti, e può incoraggiare una maggiore collaborazione tra le unità aziendali che lavorano in silos isolati.

L’implementazione della mappatura del flusso di valore può richiedere molto tempo, soprattutto se si sceglie un processo, un prodotto o un sistema complesso da analizzare. Più grande è il progetto, più persone e unità aziendali saranno coinvolte.

Vantaggi della mappatura del flusso di valore

La VSM è uno strumento efficiente per identificare e comunicare le caratteristiche necessarie dei sistemi complessi. Consente alle aziende di visualizzare ogni fase di un processo, in genere un processo di produzione o sviluppo, e di identificare tutti gli input e gli stakeholder necessari per ogni fase. Con la Value Stream Mapping, tutti possono tenere traccia dei progressi e vedere come il loro lavoro supporta e aggiunge valore al sistema.

Una mappa del flusso di valore fornisce anche informazioni dettagliate su eventuali problemi con risorse, avanzamenti e disponibilità, facilitando il miglioramento continuo del processo. Può aiutare a stabilire le esigenze di manodopera, tenere traccia dei tempi di fermo, identificare i tassi di errore, individuare i ritardi di produzione e individuare necessità di inventario prima che diventino un problema. La VSM offre a tutti i soggetti coinvolti un punto centrale per effettuare il check-in, apportare miglioramenti, individuare potenziali problemi e vedere come stanno procedendo le cose verso gli obiettivi stabiliti.

Processo di mappatura del flusso di valore

Prima di creare una mappa del flusso di valore è necessario valutare obiettivamente i processi, i prodotti e i sistemi aziendali dell’organizzazione. Iniziate parlando con i responsabili del business, i capi dipartimento e altri stakeholder chiave che possono dare maggiori informazioni su ciò che può essere migliorato. Dovrete acquisire esperienza pratica con il processo, il prodotto o il sistema e chiedere la collaborazione di tutte le parti interessate. Una mappatura di successo coinvolge tutti coloro che hanno esperienza, conoscenza e competenza sul prodotto o sistema mappato, in modo che nessun dettaglio venga trascurato e tutti lavorino con le stesse informazioni.

È importante raccogliere il maggior numero possibile di dati, per esempio eventuali inefficienze nel processo, quanti lavoratori sono coinvolti, quali risorse vengono utilizzate ed eventuali tempi di fermo. Qualsiasi dato potenzialmente rilevante o degno di nota è utile per arricchire il diagramma di flusso VSM finale e ottenere informazioni dettagliate su ciò che può essere perfezionato o migliorato.

L’obiettivo è creare due diagrammi VSM separati: una mappa del flusso del valore dello stato attuale e una mappa del flusso del valore dello stato futuro. Lo stato attuale VSM verrà utilizzato per stabilire come il processo viene attualmente eseguito e funziona nell’azienda. Questa è la fase in cui vengono mostrati problemi, risultati significativi e requisiti chiave. Il futuro stato VSM, d’altra parte, si concentra su come apparirà il processo una volta completati i miglioramenti necessari.

Lavorando come una squadra allo sviluppo delle mappe, è possibile eliminare o consolidare i passaggi per rendere il diagramma di flusso finale facile da seguire. Una volta definita, la mappa del flusso di valore può essere inserita in un framework come Kanban, che viene utilizzato per lo sviluppo agile. Con le schede Kanban, è possibile creare una visualizzazione sia fisica che digitale per consentire a tutti di tenere traccia dei progressi tra ogni passaggio.

Ogni volta che l’organizzazione aggiorna o migliora un processo, la mappa del flusso di valore dovrà essere aggiornata per riflettere le modifiche. L’aggiornamento può essere fatto con cadenza regolare, per esempio mensilmente, e secondo necessità. Una volta implementate le modifiche, è importante vedere se introducono problemi in altre parti del processo e adeguarsi di conseguenza.

Gli step per creare una mappatura del flusso di valore

Peter Hines e Nick Rich del Lean Enterprise Research Centre di Cardiff, Regno Unito, hanno definito sette strumenti per aiutare le aziende a intraprendere la mappatura del flusso di valore. Hines e Rich osservano che il toolkit di Value Stream Mapping non dovrebbe rimanere confinato a “nessun particolare approccio teorico“. Spetta alla vostra organizzazione decidere quale framework di gestione agile o lean utilizzare, ma gli autori suggeriscono che seguire questi sette passaggi permette di implementare la mappatura del flusso di valore insieme a qualsiasi framework di gestione IT selezionato. I framework di gestione IT snelli e agili pertinenti includono Kaizen, Lean Six Sigma, Kanban o la reingegnerizzazione dei processi aziendali.

  1. Mappatura delle attività di processo: stabilire i flussi di processo, identificare gli sprechi e le ridondanze e analizzare il flusso di lavoro e i processi aziendali.
  2. Matrice di risposta della supply chain: identificare eventuali ostacoli nel processo utilizzando un semplice diagramma.
  3. Funnel della varietà di produzione: guardare ad altri competitor e settori per capire quali soluzioni hanno adottato per problemi simili.
  4. Mappatura dell’effetto Forrester: creare grafici a linee che illustrano la domanda dei clienti rispetto alla produzione per visualizzare l’offerta, la domanda e i possibili ritardi.
  5. Mappatura del filtro di qualità: identificare eventuali difetti o problemi nella supply chain.
  6. Analisi del punto decisionale: determinare la domanda push-and-pull nella supply chain, per determinare gli ordini di produzione in base alle scorte o alla domanda dei clienti.
  7. Mappatura della struttura fisica: una panoramica dall’alto di come appare la supply chain a livello di settore.

I simboli della mappatura del flusso di valore

Poiché la VSM consiste esclusivamente nella visualizzazione di un processo, i simboli aiutano a identificare le varie parti sulla mappa del flusso di valori. Questi simboli aiutano a organizzare i diagrammi di flusso VSM e sono spesso standardizzati all’interno di un settore o di un’organizzazione.

Esistono simboli ampiamente utilizzati che le organizzazioni adottano, ma se c’è qualcosa di unico o specifico in un’organizzazione, non è raro progettare i propri simboli. L’unica cosa che conta è che tutte le persone coinvolte nel processo capiscano cosa significa ogni simbolo. Ci sono quattro categorie principali in cui questi simboli rientrano.

Simboli di processo: vengono utilizzati per identificare vari tipi di processi e parti di processi che sprecano risorse o che coinvolgono utenti o clienti. I simboli di processo comunemente utilizzati includono quelli che designano clienti e fornitori, flussi di processo dedicati, processi condivisi e processi uniti.
Simboli dei materiali: identificano le parti di un processo che dipendono dall’inventario e dalla catena di approvvigionamento. I simboli dei materiali comunemente usati includono quelli per identificare l’inventario, le spedizioni, la disponibilità di scorte, il ritiro e le spedizioni esterne.
Simboli informativi: vengono utilizzati per mostrare dove e come le informazioni svolgono un ruolo in un processo. I simboli generalmente utilizzati per le informazioni includono quelli per identificare il controllo della produzione, i problemi di inventario, il controllo dell’inventario, le aree che devono essere controllate a campione e le informazioni sul processo che sono state condivise verbalmente.
Simboli generali: tutti gli altri simboli che non rientrano nelle tre categorie precedenti. I simboli generali includono quelli per identificare operatori, tempistiche, attrezzature, magazzini, ordini, problemi di qualità e potenziali soluzioni o miglioramenti.

Software per la mappatura del flusso di valore

Non sono necessari strumenti o software avanzati per creare un diagramma di flusso VSM, , ma la creazione di una mappa del flusso di valore può essere un processo lungo che coinvolge più dipartimenti e diverse parti interessate chiave. Per semplificare il processo, può essere utile servirsi di un software dedicato.

Il software VSM supporta la creazione di diagrammi di flusso, tiene tutti informati e offre funzionalità di collaborazione e visualizzazione che rendono facile per tutti mantenere il proprio lavoro.

Ecco alcuni strumenti software progettati per la VSM:

Sarah K. White