La pandemia sarà pur stata il “pretesto” perfetto per portare il lavoro da remoto a livelli mai visti prima, ma dopo due anni si è capito chiaramente che il lavoro flessibile non è più un optional. Secondo uno studio di Gartner, la politica di lavoro “da qualsiasi luogo” di un’azienda è diventata un fattore nelle decisioni dei dipendenti per accettare o mantenere un lavoro, con il 39% degli adulti statunitensi che considererebbe di lasciare il proprio posto se il lavoro a distanza non fosse più consentito, mentre tra i millennial e la Gen Zun la percentuale è ancora più elevata (49%).

Il lavoro flessibile è insomma destinato a restare, almeno se volete assumere e mantenere personale. Quindi, se parte del vostro team sta tornando, almeno in parte, in ufficio, probabilmente state considerando l’opzione delle riunioni ibride, con alcune persone che si riuniscono in una tradizionale sala conferenze e altre che partecipano alla riunione da remoto.

Questo modello è diverso da tutte le videochiamate o da tutte le riunioni di persona, in quanto fa emergere sfide tecnologiche e richiede nuove skill. Abbiamo quindi parlato con alcuni leader aziendali che hanno imparato a destreggiarsi al meglio nelle riunioni ibride e che suggeriscono come trasformare questi incontri ibridi in una parte produttiva della giornata lavorativa.

Modificate la vostra tecnologia

“Se state cercando di assicurarvi che il coinvolgimento sia uguale tra i partecipanti virtuali e quelli di persona”, afferma Ray Kimble, fondatore e CEO di Kuma, “preoccupatevi innanzitutto dell’aspetto tecnologico”. In passato, posizionare un vivavoce su un tavolo e chiamare il team remoto rappresentava di fatto l’unico investimento tecnologico della maggior parte delle aziende per le riunioni ibride. “L’ibrido era una pratica comune anche prima della pandemia”, afferma Jim Kalbach, capo evangelista di MURAL. “Semplicemente, lo facevamo male, molto male.”

Poche persone che hanno partecipato a questi incontri “misti” non sarebbero d’accordo con tali affermazioni. Il team remoto, chiamato a partecipare a una riunione tramite vivavoce, veniva spesso ignorato, non era ascoltato e a volte era del tutto escluso dalla discussione. Il risultato finale corrispondeva spesso a confusione, nervosismo e perdita di tempo.  “Il rinnovato interesse nei confronti delle riunioni ibride ci dà l’opportunità di rimediare agli errori del passato. Questa volta dobbiamo essere molto più bravi rispetto a prima“, dice Kalbach.

L’aggiunta di video, sotto forma di videocamere e di schermi per videoconferenze montati a parete, contribuisce notevolmente a pareggiare il coinvolgimento di chi è presente in loro e di chi partecipa da remoto, motivo per cui molte aziende hanno rivisto la progettazione delle sale conferenze per includere queste tecnologie.

“Uno dei punti chiave è assicurarsi di avere la giusta configurazione e che chiunque stia coordinando la riunione sappia chi sia partecipando”, afferma Molly Brown, vicepresidente di Qumulo. Come molte aziende, Qumulo ha ripensato le sue sale conferenze per creare una migliore esperienza di riunione ibrida. “Abbiamo alcune stanze dotate di schermi Zoom Room”, afferma Brown. “Si tratta di grandi display touch prodotti da Zoom ideali per stanze di medie e piccole dimensioni e sono facili da configurare. Altre stanze hanno videocamere per conferenze prodotte da Owl o altri sistemi video.

riunioni a distanza

Aggiungete strumenti di collaborazione

Se aggiungete strumenti di collaborazione online al vostro sistema di conferenza, potete aumentare ulteriormente il coinvolgimento. Questi tool spostano il focus della riunione dalla teoria alla pratica, cosa fondamentale quando si parla di collaborazione.

“Usiamo con soddisfazione uno strumento chiamato Miro”, afferma Brown. “È utile per retrospettive, ideazione ed esercizi di brainstorming”. A volte, però, tenere un pezzo di carta di fronte alla telecamera funziona anche per il suo team. “Quando si parla di progetti di base, ad alcune persone piace semplicemente avere un pezzo di carta e una penna a portata di mano in modo da poter disegnare qualcosa o mostrare un’immagine a tutti”.

Mettete tutti sullo schermo

Una buona riunione ibrida richiede anche che le persone siano brave a moderarle, facilitarle e a parteciparvi. Per questo, sono necessarie competenze, abitudini e “igiene” specifiche per le riunioni. Per Mark Schlesinger, Senior Technology Fellow di Broadridge, le videochiamate che sono diventate il metodo di incontro predefinito durante la pandemia hanno portato un livello più alto di collaborazione che il suo team non voleva perdere nelle riunioni ibride.

“Improvvisamente tutti avevano una voce”, dice Schlesinger riferendosi alle chiamate Zoom. Quando l’azienda è passata a un modello ibrido, “avevamo bisogno di una soluzione solida per mantenere questa natura collaborativa”. Alla fine Schlesinger ha optato per un mix di videochiamate e incontri di persona che ha permesso a tutti i partecipanti di vedersi sullo schermo, ognuno dei quali viene contrassegnato in un riquadro uguale per tutti con nome, cognome e ruolo. In questo modo “è meno probabile che chi è presente fisicamente nella sala conferenze oscuri i partecipanti remoti”, afferma Schlesinger.

Prestate molta attenzione alla moderazione

Un buon “facilitatore” è essenziale per una riunione ibrida. E tutti quelli con cui ho parlato hanno convenuto che migliorare le proprie capacità di facilitazione e sviluppare questa skill nel proprio team è essenziale per arrivare preparati a un futuro di riunioni ibride. Ma a volte, anche il miglior facilitatore ha bisogno di aiuto.

“Cerco che qualcuno moderi la chat”, dice Brown. Perché tenere sotto controllo il canale di chat mentre si parla a un gruppo richiede più input sensoriali e più cervello/attenzione della media. Incaricare un altro membro del team di guardare quel canale aiuta le persone in remoto a porre domande e ottenere risposte, in modo che i partecipanti in loco non mettano in ombra i loro colleghi remoti.

Dean Guida, fondatore di Slingshot e CEO e fondatore di Infragistics, crede fortemente nel ruolo di un trascrittore per prendere appunti durante le riunioni. “Un trascrittore cattura l’essenza della discussione e gli elementi più importanti che emergono da essa. Lascio sempre cinque minuti alla fine della riunione per rivedere gli elementi fondamentali emersi e assicurarmi che tutti possano notare se qualcosa è andato perso”.

 

Create uguaglianza attraverso un obiettivo

Kalbach afferma che le riunioni ibride più efficaci richiedono qualcosa di più di un’agenda. “Avete bisogno di uno scopo e di un modo per arrivarci”. Anche con un’agenda ben precisa, infatti, si rischia di andare a finire nelle solite dinamiche, con le voci dominanti che dettano legge mentre quelle più silenziose non partecipano quasi per nulla alla discussione e, addirittura, se la loro fotocamera è spenta, nel frattempo cucinano o fanno il bucato.

“Dovete trovare un modo per catturare l’attenzione di tutti. Un modo per garantire una partecipazione attiva alla riunione ibrida è invitare tutti a prendere una decisione tramite voto. Un altro trucco è creare un sistema per i turni, in cui, ad esempio, l’ultima persona a parlare sceglie la persona successiva”. Non solo questi trucchi superano i problemi di “traffico verbale”, ma possono anche far pensare alle riunioni come a luoghi in cui si fanno davvero delle cose.