10 caratteristiche fondamentali di un project manager

Ogni project manager sa come eseguire i progetti nei tempi e nel budget previsti. Ma i veri leader di progetto vanno oltre: sono partner di business affidabili e strategici, pienamente coinvolti nel successo dell’azienda. Oltre alle competenze tecniche, hanno la capacità di capire le esigenze di tutti gli stakeholder e sanno adattarsi alle dinamiche in continua evoluzione di un progetto. Nel corso di quest’anno, in particolare, la gestione dei progetti è diventata più complessa a causa della pandemia Covid-19, e ha fatto emergere i tratti fondamentali che deve avere un project manager.

Un alleato strategico per il business

I project manager che hanno maturato una capacità di leadership strategica offrono vantaggi significativi alle aziende di tutte le dimensioni. Dall’inizio dell’emergenza coronavirus sono emersi fattori molto più complessi, sia interni che esterni, che possono avere un impatto negativo su progetti di tutti i tipi. Tra questi la pressione su risultati economici/ambientali/sociali, restrizioni legali e legislative, la difficoltà del lavoro da remoti e fattori internazionali e culturali, per non parlare di limitazioni e ritardi significativi delle risorse.

Fattori come questi creano ulteriori ostacoli che un project manager deve affrontare. Oggi è ancora più importante avere una chiara comprensione di come un progetto rientri negli obiettivi strategici globali dell’azienda: se manca questa comprensione si riducono in modo significativo le possibilità di fornire risultati efficaci.

Capacità di concentrarsi sulle esigenze aziendali

La pandemia COVID-19 ha costretto aziende e individui a cambiare velocemente il modo di lavorare, rendendo difficile concentrarsi sui bisogni degli stakeholder rispetto alle difficoltà personali e familiari. Tuttavia, i migliori manager e leader si impegnano a offrire sempre le migliori prestazioni professionali, indipendentemente da pregiudizi o esigenze personali. Questo è il livello di attenzione su cui le aziende si affidano nella professione di project manager e ciò che distingue i migliori candidati.

Onestà nel riconoscere i meriti degli altri

Nello svolgimento di un progetto sono importanti i contributi di tutti i membri del team. I project manager efficaci condividono il merito del lavoro svolto e incoraggiano tutti i membri a partecipare e contribuire ai massimi livelli. Valorizzare le competenze e le abilità degli altri aumenta significativamente la probabilità di raggiungere gli obiettivi.

Capacità di trasmettere rispetto e motivazione

La capacità di un project manager di comunicare con tutte le parti coinvolte è fondamentale per il successo del progetto. È necessario infondere fiducia nei colleghi, nei membri dei team e negli sponsor, in particolare quando è necessario apportare cambiamenti nel progetto. E’ importante anche dimostrare rispetto nei confronti di tutti, per essere a propria volta rispettati. Senza rispetto e motivazione è difficile che i progetti procedano nella giusta direzione e nei tempi stabiliti.

Coinvolgimento nel raggiungere gli obiettivi

I project manager altamente efficaci credono nel loro lavoro e sono pienamente coinvolti nel seguire un progetto dall’inizio alla fine, tenendo in considerazione tutti gli aspetti professionali, le attività da svolgere e le singole persone. John Paul Engel, presidente di Knowledge Capital Consulting, afferma che “il coinvolgimento, la resilienza e la capacità di mantenere un alto livello di soddisfazione del cliente e del team sono le chiavi per generare i migliori risultati”.

Altruismo e integrità di giudizio

Non tutto andrà come previsto. In ogni progetto ci possono essere imprevisti e battute d’arresto, ma è importante riconoscere sempre quando si sbaglia e imparare dai propri errori. Essere responsabili delle proprie decisioni e azioni è vitale e invia un messaggio forte al resto del team. Paul Dillon, fondatore di Dillon Consulting Services, concorda: “integrità, risolutezza, onestà di giudizio, capacità di creare una visione ed eseguirla, fiducia nella propria competenza” sono le caratteristiche fondamentali del project manager, insieme alla “capacità di essere altruisti, di mettere i bisogni e i desideri degli altri prima dei propri. E’ questo che determina il successo o il fallimento nelle posizioni di leadership”.

Capacità di comunicare e ascoltare

La comunicazione gioca un ruolo significativo nella gestione di progetti, team e altri stakeholder, ed è l’abilità più critica. Comunicare non significa solo essere un facilitatore o un brillante oratore: richiede buone capacità di ascolto. Ascoltare attivamente ciò che viene detto – e non detto – e tenere conto del contesto è importante. Ascoltare le opinioni degli altri e tenere in considerazione le loro esperienze e conoscenze aiuta a ridurre potenziali conflitti e rischi dovuti a punti ciechi e aumenta le probabilità di riuscita del progetto.

Una leadership riconosciuta e rispettata

Anche se non si può accontentare tutti, avere una reputazione consolidata come leader rispettato in genere significa averla guadagnata attraverso il duro lavoro. Se avete intrapreso da poco il ruolo di project manager, ci vorrà del tempo. Lavorare per diventare un comunicatore efficace, investire nel successo dei propri stakeholder e mantenere la responsabilità e l’integrità, tra le altre cose, permette di raggiungere più velocemente questo obiettivo. Una volta costruita una solida leadership, è molto più facile guidare progetti e team.

Un agente del cambiamento

Se il 2020 ci ha insegnato qualcosa, è che il cambiamento è inevitabile e può essere dirompente in tutte le aree del business e della vita personale. La gestione dei progetti non fa eccezione. I migliori project manager lo comprendono, lo accettano e inseriscono elementi di incertezza nei loro piani. Riconoscono inoltre la necessità di lavorare a stretto contatto con esperti di change management per aiutare le parti interessate ad adattarsi ai cambiamenti in atto e prepararsi meglio a quelli futuri.

Capacità di gestire l’incertezza

Tutti gli aspetti menzionati in precedenza parlano da soli, ma ciò che distingue veramente un project manager è la sua capacità di lavorare nell’incertezza. E’ un’abilità indispensabile perché la maggior parte dei progetti, indipendentemente da tipo, settore, dimensione o complessità, avrà dei momenti di incertezza che bisognerà affrontare. Problemi causati da vincoli esterni e complessità, conflitti e ambiguità possono presentarsi in qualsiasi momento.

Secondo Joyce Wilson-Sanford, executive coach e consulente presso JWS Consulting, la capacità di affrontare il cambiamento in un’azienda, di riconoscere quando un progetto è in difficoltà o può causare problemi e di non lasciarsi turbare da ritardi, crisi o tagli di bilancio sono elementi decisivi. “I project manager con elevate competenze tecniche e di gestione del personale sono difficili da trovare”, afferma. “Ma quando quando queste caratteristiche sano con la capacità di affrontare l’incertezza, allora sei davvero un project manager molto efficace”.