La pandemia COVID-19 ha rivoluzionato le attività aziendali, costringendo i dipendenti a lavorare da casa, e anche le modalità di assunzione. Reclutatori e responsabili delle assunzioni devono ora affrontare il compito di valutare i candidati da remoto, una prospettiva sfidante per molte aziende e ruoli, in particolare per i colloqui tecnici e per far comprendere la cultura aziendale. Ci sono ostacoli a questa “nuova normalità”, ma anche elementi positivi.

Se la vostra azienda dovrà condurre le assunzioni virtualmente, anche per un periodo di tempo limitato, ecco sei suggerimenti per facilitare i colloqui e garantire la scelta del miglior candidato.

1. Strutturare il processo

Jocelyn Lai, responsabile dell’acquisizione di talenti presso Duolingo, afferma che il suo team ha avuto solo 24 ore per rivoluzionare completamente il processo di assunzione della società dopo l’entrata in vigore del lockdown a causa della pandemia COVID-19. Questo ha incluso la definizione di un processo strutturato che reclutatori e candidati dovevano seguire per non fermare le selezioni già programmate.

Lai raccomanda di stilare una guida con le istruzioni che i candidati devono seguire per prepararsi al colloquio. La guida comprende sia indicazioni pratiche, per esempio la preparazione di apparecchiature video e audio in modo che non ci siano problemi di compatibilità, sia più generali, in modo che sappiano cosa aspettarsi. “Lo stesso vale per i recruiter”, afferma la manager. “Assicuratevi che tutti stiano utilizzando lo stesso software di videoconferenza, che dispongano di tutte le risorse per videochiamate di qualità e che siano addestrati su qualsiasi software o servizio che potete utilizzare per condurre colloqui tecnici”.

Strutturare il processo non solo aiuta i recruiter ad essere efficaci, ma alleggerisce anche il potenziale stress aggiunto sui candidati, che possono sentirsi più ansiosi per un colloquio virtuale, soprattutto se è la prima volta che lo affrontano. “Comunicare molto con i candidati li aiuta a sentirsi a proprio agio”, sottolinea Lai, “e questo li aiuterà a evitare potenziali problemi di performance durante il colloquio”.

2. Ripensare il colloquio sulle competenze tecniche

La verifica delle competenze tecniche può rappresentare una sfida durante il processo di assunzione virtuale. Gli ingegneri che sono abituati a utilizzare lavagne fisiche per i colloqui potrebbero dover utilizzare Google Documenti o un servizio di terze parti come HackerRank o CodeSignal. È importante tenere conto di eventuali limiti della configurazione e valutare l’ipotesi di dare una seconda possibilità ai candidati, se il primo colloquio non è andato bene. “Fate sapere ai candidati con largo anticipo come sarà condotto il colloquio”, suggerisce Lai. “Ancora una volta, la comunicazione è fondamentale per alleviare l’ansia e ottenere il meglio dal vostro candidato”.

3. Adottare un nuovo ritmo

Anche se l’attuale situazione non è l’ideale, molte aziende stanno trovando positivi in questo nuovo scenario. Orkideh Shahidi, vicepresidente della gestione del personale presso SADA Systems, afferma che il suo team aveva già condotto alcuni colloqui da remoto prima del lockdown, ma il processo di reclutamento della società è ora completamente online in seguito all’emergenza Covid-19.

Uno dei vantaggi che Shahidi ha notato è che, con reclutatori e candidati che lavorano da casa, i reclutatori non devono preoccuparsi di prenotare sale riunioni o linee di conferenza, e anche i candidati hanno più disponibilità di tempo. Inoltre, i responsabili delle assunzioni di SADA non devono aspettare settimane per programmare un colloquio.

“I candidati non devono prendere un giorno libero per sostenere il colloquio”, afferma Shahidi. “Questa situazione rende molto più veloci i processi di selezione e assunzione”.

4. Gestire le aspettative sui benefit

Vantaggi e benefit sono grandi attrattive per i candidati. I giganti della tecnologia come Facebook, Microsoft e Google sono famosi per i benefit riservati ai dipendenti, come come spazi di lavoro unici, snack salutari, pasti gratuiti, palestre in loco.

“Per i nuovi assunti che probabilmente lavoreranno da casa per il prossimo futuro, tuttavia, questi vantaggi contano poco”, dice Lai. Se la vostra azienda si appoggia a questi benefit per invogliare i migliori talenti, dovrete trovare altri modi per coinvolgere i candidati nella vostra cultura aziendale.

“Una volta messi da parte questi i vantaggi, si basa tutto sull’autenticità”, sottolinea la manager. “Ora le aziende devono coinvolgere i candidati puntando sull’autenticità, perché non hanno nessun extra da offrire”.

5. Mantenere gli standard aziendali

Cambiano le modalità con cui si svolgono i colloqui di assunzione, ma questo non significa che dovrebbero cambiare gli standard aziendali. Prendetevi sempre il tempo necessario per verificare le competenze dei candidati durante i colloqui virtuali. Da remoto è più difficile capire se un candidato si adatta alla cultura aziendale, ma ciò significa trovare nuovi modi per valutare i suoi punti di forza e di debolezza, piuttosto che dare meno importanza alle competenze trasversali.

“Cercate di capire se il candidato ha le soft skill necessarie – come adattabilità e affidabilità – per avere successo nel ruolo in questione. Come si faceva in passato, prendetevi il tempo di contattare i referral per approfondimenti, chiedere al candidato di completare i test delle competenze necessarie e assicuratevi che siano davvero interessati al ruolo proposto”, afferma Matt Mead, CTO di SPR, società di servizi IT.

6. Condividere la cultura aziendale

Se state assumendo adesso candidati che dovranno essere fisicamente presenti in azienda, quando l’emergenza sarà superata, dovete aiutare i candidati a valutare se si adattano bene all’azienda e ai suoi ritmi. Un modo semplice per farlo è far conoscere la vostra azienda attraverso social media. Potete pubblicare video e foto degli uffici, e condividere contenuti che daranno una chiara immagine della vostra cultura aziendale, anche se adesso tutti lavorano da remoto.

Presso Duolingo, una delle ultime cose che il team di Lai ha fatto prima del lockdown è stato girare brevi video all’interno degli uffici. Durante i colloqui i reclutatori mostrano questi video ai candidati perché si facciano un’idea degli spazi fisici dove potrebbero lavorare e colgano la cultura generale dell’azienda.

Non dovete pensare troppo al contenuto: bastano scatti o brevi video di uffici, spazi di lavoro, eventi aziendali passati e di altri aspetti tipici della vostra azienda. Condividerli sui social media o direttamente con i candidati può aiutarli a capire meglio come sarà lavorare per la vostra azienda e se sono in sintonia con il vostro stile lavorativo.