Chi sta cercando una nuova opportunità professionale dovrebbe sapere che quasi il 40% dei datori di lavoro utilizza un sistema di selezione automatico per scremare i candidati che hanno risposto alle loro offerte. I software in questione, gli applicant tracking system (ATS), fanno risparmiare tempo dividendo i candidati “forti” da quelli “deboli”.

Questi sistemi non selezionano i candidati migliori in base alle informazioni contenute nel curriculum, ma al modo in cui è scritto. “Di conseguenza“, afferma Josh Bersin, presidente della società di consulenza HR Bersin di Deloitte, “la maggior parte delle aziende ha migliaia di CV memorizzati in un database e che non sono mai stati esaminati”. In pratica, il 75% dei curricula ricevuti non viene letto da una persona reale.

Come funzionano i software di selezione

“Se un’offerta di lavoro viene pubblicata su una piattaforma online, il curriculum dei candidati sarà probabilmente scansionato da un software prima che raggiunga un vero essere umano“, dice Michael Tomaszewski, content creator presso Uptowork. I sistemi di tracciamento eseguono la scansione del curriculum in base ai termini che compaiono nell’offerta di lavoro.

Supponiamo, per esempio, che una persona risponda a un’offerta per una posizione di product evangelist. Se nel suo curriculum usa la parola “evangelist“, bene: il sistema trasmetterà la sua candidatura a una persona reale. Ma se la sua attuale posizione di lavoro è “tecnico vendite“, non avrà nessuna chance di passare la prima selezione.

Certo, non tutti i sistemi sono così rigidi. Alcuni brand ATS sono progettati per tenere conto dei sinonimi. Ma il problema è più vecchio, i sistemi di corrispondenza esatta sono ancora in uso. Inoltre, come spiega Tomaszewski, “non esiste un modo sicuro per verificare se il potenziale datore di lavoro utilizza un software ATS“.

Con un po’ di attenzione, però, è possibile capirlo. Basta esaminare la pagina web dell’azienda o società che ha pubblicato l’inserzione. “Da qualche parte sarà presente il logo del fornitore ATS”, afferma Dustin Polk, presidente di Oracle Resumes. “Se non riuscite a trovarlo passate con mouse sopra i pulsanti per l’invio delle candidature e controllate l’URL di destinazione. Se la società utilizza software di reclutamento, l’URL di destinazione può mostrare di quale si tratta”.

Un sistema imperfetto

I sistemi di tracciamento non sono assolutamente sicuri. Secondo un sondaggio congiunto di CareerArc e Future Workplace il 62 percento delle aziende che utilizza i sistemi ATS ammette che “è probabile che, per errore, alcuni candidati qualificati vengano automaticamente esclusi dal processo di selezione”.

Dal punto di vista di chi sta cercando lavoro è una statistica decisamente frustrante. Le aziende hanno bisogno dell’automazione per gestire grandi quantità di curricula, ma i sistemi ATS sono un problema tanto per i datori di lavoro quanto per i candidati. Senza un grande cambiamento nel modo in cui queste società assumono, però, l’onere di risolverlo ricade su chi cerca lavoro: come scrivere il curriculum in modo che il software di selezione non lo escluda a priori?

Come ottimizzare il curriculum per i software di selezione automatica

Una questione di carattere

Per chi cerca lavoro e deve confrontarsi con sistemi automatici di selezione il primo passo è capire l’importanza fondamentale della scelta del font. E’ proprio così. Oltre a essere scartato da un software che non è in grado di riconoscere diversi titoli, il curriculum di un candidati potrebbe perdersi nel vuoto perché ha usato Times New Roman.“Alcuni sistemi di tracciamento hanno difficoltà a leggere i caratteri serif come Times New Roman o Cambria”, spiega Polk. “I caratteri serif hanno piccoli tratti aggiunti alle lettere, che non compaiono nei font sans serif”.

Perché è così importante? Quando i sistemi di tracciamento cercano le sezioni di competenze ed esperienze in un curriculum per individuare determinate parole chiave, le corrispondenze devono essere esatte. Ecco perché Tomaszewski consiglia ai candidati di riscrivere il proprio curriculum ogni volta che inviano una candidatura, scegliendo le parole chiave utilizzate nell’annuncio di lavoro.

Prima che i curricula possano essere cercati, però, devono essere elaborati. “I software più datati raccolgono le informazioni con il sistemi di riconoscimento ottico (OCR)“, spiega Polk. E, se avete fatto lo sforzo di cambiare le parole per ogni curriculum inviato, volete essere certi che quelle parole vengano riconosciute. “I font serif possono confondere il software“, spiega l’esperto. A causa dei tratti aggiuntivi, il software potrebbe non riconoscere correttamente i caratteri e le parole. “Quindi andate sul sicuro”, suggerisce Polk, “e usa Calibri o un tipo di carattere sans serif simile“.

Inoltre, assicuratevi che i punti elenco siano perfettamente rotondi. “Optate per il simbolo a forma circolare o qualcosa di simile“, dice Amanda Augustine, consulente di TopResume. “Evitate di usare frecce o altri simboli elaborati per i punti elenco, poiché molti sistemi di selezione non li riconoscono e li tradurranno in modo confuso”.

Curriculum: la scelta del formato

Augustine consiglia inoltre di evitare i formati PDF, HTML, Open Office e Apple Pages, e “salvare il proprio curriculum come documento Word”. Polk e Tomaszewski non sono d’accordo: entrambi suggeriscono un documento di testo TXT, un formato compatibile ASCII più facile da leggere per i sistemi OCR.

Augustine, d’altro canto, suggerisce di creare il curriculum in Word, quindi convertirlo in un file TXT, quindi convertirlo nuovamente in Word per ottenere “un aspetto più pulito e professionale“. I diversi suggerimenti, anche discordanti tra di loro, dimostrano quanto può essere difficile superare la selezione con questi sistemi, che mettono in difficoltà le aziende stesse.

In base alla sua esperienza, Augustine suggerisce ai candidati di considerare l’utente finale. Se si riesce a superare il sistema, sarà una persona a leggere il vostro curriculum e quella persona – non il sistema – deciderà se sarete assunti.

Secondo il sondaggio CareerArc/Future Workplace chi risponde a una offerta di lavoro impiega in media da tre a quattro ore per inviare la propria candidatura (considerando scelta del font, selezione delle parole chiave e così via). Per contro, la persona che esaminerà il vostro curriculum spenderà una media di 6,2 secondi per leggerlo. “Il primo obiettivo è superare il software di selezione”, sottolinea Augustine. “Ma con 6,2 secondi, bisogna anche assicurarti che il curriculum sia a misura di persona”.

“I file di testo non consentono di aggiungere elementi come il grassetto“, precisa, o altri elementi del layout che “evidenziano informazioni importanti e attirano l’attenzione del lettore su particolari punti di forza“. Word lo fa, e mentre
I file TXT sono più adatti per il sistema di selezione automatico, “ma la versione in Word è migliore per la valutazione da parte di una persona reale. In genere, consiglio ai professionisti di scrivere il proprio curriculum avendo a mente entrambi gli aspetti”.

Per coloro che cercano ulteriori suggerimenti sul sistema, Carisa Miklusak, CEO della startup di screening Tilr, suggerisce di rimuovere tutte le intestazioni e i piè di pagina, evitare l’uso di acronimi e inserire nella sezione delle competenze il maggior numero possibile di parole chiave. Le sezioni che erano standard nei CV, come le certificazioni possedute o le lingue conosciute, “dovrebbero ora essere incorporate nella sezione delle competenze”.

Oltre i sistemi ATS

Poiché uno scarso software di selezione fa perdere alle aziende sempre più candidati qualificati, è auspicabile che i sistemi di selezione ATS vengono significativamente migliorati. “I software non sono mai stati bravi nel leggere CV e selezionare le persone“, dice Bersin. Ma Miklusak afferma che i sistemi ATS stanno diventando sempre più avanzati.

In effetti, secondo le stime di Bersin , ogni anno vengono spesi 400 miliardi di dollari per le tecnologie HR. Se un’azienda riuscisse a progettare uno strumento con “un’interfaccia molto più naturale e una serie di processi di elaborazione più intelligenti”, conclude, “penso che avrebbe un successo immediato“.