Il Gruppo Amadori, che nel 2022 ha sviluppato un giro d’affari pari a 1.736 milioni di euro e che ad oggi conta oltre 9.200 collaboratori sparsi in tutto il Paese, ha affidato a Siav l’ottimizzazione della gestione dei flussi approvativi interni e la digitalizzazione dei documenti contrattuali. Amadori presenta una realtà aziendale complessa e articolata, con personale che si occupa di diverse attività ed è sparso sul territorio nazionale.

“La collaborazione con Siav nasce nel 2019, quando eravamo in cerca di un partner affidabile e competente per gestire il nostro patrimonio documentale, che al tempo era frammentato in quattro differenti applicazioni” afferma Sandro Salvigni, Head of Digital Transformation di Amadori.

“Produciamo oltre 6 milioni di documenti all’anno, un volume enorme che richiede efficienza e sicurezza. Per questo abbiamo scelto di avvalerci della piattaforma Archiflow di Siav, che ci ha permesso di consolidare in un’unica piattaforma i diversi repository documentali che avevamo unificando così tutti i processi di Document Management, dalla fatturazione elettronica con collegamento diretto a SdI all’archiviazione e conservazione, passando per la digitalizzazione dei DDT sia in entrata che in uscita, fino ad una gestione totalmente digitale delle varie tipologie contrattuali con cui abbiamo a che fare”.

Il primo ambito su cui Amadori si è focalizzata nel rapporto con Siav è stato quello delle Risorse Umane, con la digitalizzazione di tutta la documentazione contrattuale relativa al personale impiegatizio, utilizzando la soluzione di firma grafometrica integrata nella piattaforma Archiflow. Il precedente processo di gestione dei contratti era analogico, e questo comportava diverse criticità e diverse inefficienze nel preparare, far firmare e archiviare i documenti.

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Visto il buon esito dell’iniziativa, Amadori ha poi approcciato il tema dei braccianti agricoli, che rappresentano la grande maggioranza dei lavoratori dell’azienda con oltre 7.000 unità, i cui contratti vanno rinnovati ogni anno. Nel 2022 Amadori ha implementato un nuovo processo completamente digitalizzato, grazie al quale i documenti vengono generati in modo automatico e poi salvati sulla piattaforma Archiflow. Qui vengono firmati digitalmente dai Legali Rappresentanti e poi inviati alla firma dei dipendenti attraverso la piattaforma di firma remota.

Una volta completato il processo di firma, i documenti stessi vengono riportati sulla piattaforma Archiflow già pronti per essere conservati. Questo ha permesso ad Amadori di ridurre notevolmente i tempi del processo, di limitare il coinvolgimento di personale non HR, di monitorare con facilità l’avanzamento, di completare la raccolta dei documenti firmati in un paio di settimane contro gli oltre due mesi e di ridurre drasticamente i FTE dedicati.

Successivamente, si è lavorato sulla gestione dei documenti che regolano i rapporti con gli allevatori. Il precedente processo analogico presentava diverse criticità ed era particolarmente oneroso, mentre con l’utilizzo della soluzione di Siav il nuovo processo è diventato completamente digitale, consentendo di raccogliere la firma dell’allevatore attraverso la piattaforma di firma remota senza l’utilizzo di personale esterno e in piena compliance con le regole aziendali.

“Con l’adozione di Archiflow e la conseguente digitalizzazione dei processi, sono stati registrati numerosi vantaggi per Amadori, dalla riduzione dei tempi contrattuali, al costante controllo dello stato di sottoscrizione, alla sicurezza garantita negli accessi e alla significativa riduzione delle attività in carico ad HR. Il fascicolo del dipendente è immediatamente completo, fruibile e ricercabile”, afferma Nicola Voltan, CEO di SIAV. “Inoltre, in linea con la nostra filosofia, la soluzione consente di rimuovere molta carta generando un impatto positivo per la sostenibilità ambientale: l’invio “digitale” di un documento utilizza infatti solo l’1,7% dell’energia che servirebbe per mandare una lettera cartacea”.