“Come se la gestione di complessi progetti di tecnologia non fosse abbastanza difficile, l’outsourcing può creare ulteriori problemi che probabilmente non avete sperimentato lavorando con un team principalmente o esclusivamente interno”, dice Tom Fontana, CTO di Pneuron, che fornisce soluzioni enterprise distribuite. “Di solito non è la competenza tecnica del committente che mette in crisi i progetti, ma la mancanza di comunicazione e di comprensione su ciò che è importante”.

Quindi, come è possibile rispettare tempi e budget di progetti affidati in outsourcing, soprattutto in paesi stranieri? Di seguito otto utili suggerimenti rivolti ai responsabili di progetto.

Aiutate il team di outsourcing a capire il vostro business e gli obiettivi

“Questo non significa estenuanti sessioni di formazione e scambio di lunghi documenti, ma condividere gli elementi importanti riguardo la vostra attività, i vostri clienti, i processi di business, il team interno”, afferma Fontana. “Più di questi elementi condividete in modo efficace, più è probabile che il vostro outsourcer sarà allineato con i vostri obiettivi di business e potrà creare valore reale”.

Assicuratevi che tutti si basino sullo stesso manuale

“Create sempre un manuale che contiene le istruzioni passo-passo”, dice Kapil Bagai, manager di LexInnova Technologies, società di consulenza specializzata in outsourcing e tecnologia. “Questo facilita l’applicazione coerente delle vostre richieste. Un flusso di lavoro ben progettato favorisce la precisione e promuove l’efficacia complessiva”. Inoltre, è importante “fornire al team le necessarie informazioni di base e il materiale che permette un’ulteriore razionalizzazione e gestione del progetto”.

Quando si lavora con persone la cui prima lingua è diversa dalla propria, bisogna essere consapevoli del fatto che i documenti scritti potrebbero non essere sufficienti. Quindi, se possibile, la comunicazione scritta va integrata con immagini, grafici, diagrammi e altri ausili visivi per trasmettere chiaramente le proprie esigenze. Più si è specifici, maggiori sono le possibilità di ottenere il risultato finale.

Inoltre, “i processi dovrebbero prevedere un meccanismo di monitoraggio per misurare la produttività e la qualità del team”, agiunge Bagai.

Rispettate il fuso orario di tutti e usatelo a vostro vantaggio

“Quando la squadra che lavora a un progetto è in un fuso orario diverso, è bene conoscere il tempo di differenza e pianificare le riunioni che si adattano a entrambe le parti”, dice Bagai. “Essere rispettosi dell’orario costruisce un livello di fiducia e motiva a lavorare di più”.

È inoltre possibile utilizzare le grandi differenze di fuso orario a proprio vantaggio. Per esempio, un’azienda che si trova sulla costa orientale degli Stati Uniti e ha un progetto in outsourcing in India, con una differenza di fuso di 9 ore e mezza, può inviare qualcosa al team in India alla fine della propria giornata lavorativa e avere risposta all’inizio del successivo giorno lavorativo.

Assicuratevi che tutti lavorino sugli stessi file

“Fare in modo che ci sia una sola versione ufficiale di un file consente ai team distribuiti a livello globale di collaborare come se fossero nello stesso ufficio”, suggerisce Randy Chou, CEO di Panzura, provider globale di cloud storage. “Questo consente ai team di lavorare sullo stesso file nello stesso momento senza sovrascrivere il lavoro degli altri. Ciò è particolarmente importante per applicazioni come progettazione, sviluppo di software, di architettura e ingegneria, in cui le questioni di integrità dei documento possono causare gravi ritardi e comportano notevoli spese aggiuntive”.

Usate un buon software di project management – e assicuratevi che tutti lo usino

“Fornite al vostro team una soluzione di software collaborativo che permetta di lavorare insieme”, dice Bassem Handy, vice presidente dell’Enterprise Strategy di ProCore, fornitore di software di gestione per progetti di costruzione. “Grazie all’accesso immediato ai dati di progetto, i membri del team possono spendere meno tempo a rintracciare informazioni e più tempo per la produttività. I membri del team di progetto e le parti interessate avranno allo stesso modo visibilità nel progetto, mantenendo tutti allineati”.

“Abbiamo un team di 20 sviluppatori stranieri, e tutto il nostro lavoro di sviluppo è condotto da questo ufficio”, spiega Mark Tuchscherer, cofondatore e presidente di Geeks Chicago. “Il consiglio che voglio dare è di avere un eccellente software di gestione. Noi utilizziamo JIRA perché siamo un’azienda agile, ma possono andare bene altri programmi. Tutto dovrebbe funzionare attraverso il software; non utilizzare la posta elettronica, per esempio, per gestire i progetti”.

Stabilite orari fissi per gli aggiornamenti

“Accordatevi in anticipo su aggiornamenti regolari e a orari fissi”, dice Chok Leang Ooi, CEO di AgilityIO, una società di consulenza globale che supporta gli imprenditori. “Gli aggiornamenti possono essere fatti su base giornaliera o settimanale, ma è importante rispettare gli orari concordati, soprattutto se il gruppo di outsourcing si trova in un altro fuso orario”.

“Una comunicazione efficace, in particolare con nuovi dipendenti o off-site, è la chiave per la creazione di un progetto più efficiente, produttivo e redditizio”, afferma Handy. “Sia che si utilizzi Google Chat o Slack, mantenendo tutta la comunicazione del progetto in un ambiente centrale aumenta il senso di responsabilità e consente a tutti i membri del team di comunicare in tempo reale”.

Effettuate regolarmente video chiamate

“L’interazione faccia a faccia (anche se fatta elettronicamente) è di vitale importanza per lo sviluppo di un rapporto solido e di un confronto con il team che assicura l’allineamento su obiettivi e traguardi”, afferma Patrick Rice, CEO di Lumidatum, società di analisi predittiva. “Strumenti come Skype, Slack, WhatsApp e Google Hangouts rendono più facile rimanere in contatto e interagire con i compagni di lavoro ovunque si trovino”.

Trattate con rispetto ogni membro del vostro team di outsourcing

“Prendete un po’ di tempo per conoscere i membri della squadra”, consiglia Fontana. “Attraverso una videoconferenza o altri mezzi, date un volto ai nomi. In sintesi: trattate la vostra squadra in outsourcing come il partner che vorreste che fosse” e lo sarà.