Nato nel 2010, Office 365 non ha avuto subito una vita facile. Pur non avendo veri concorrenti in modalità SaaS, quantomeno aperti in modo altrettanto completo all’utenza business, alcune incongruenze dell’interfaccia e l’immatura integrazione dei componenti legati alla condivisione e alla collaborazione, avevano reso tiepida l’accoglienza della prima versione da parte delle aziende. Questo malgrado l’evidente convenienza e flessibilità dell’offerta.
Del resto il cambio di strategia è stato così radicale che anche i clienti storici del colosso di Redmond hanno avuto bisogno di un po’ di tempo per abituarsi.
Oggi, con l’integrazione di PowerBI e la decisione di rendere OneDrive illimitato e gratuito per tutti, la piattaforma si può definire completa e la strategia di mettere la nuvola al centro di tutto paga. Lo confermano sei trimestri consecutivi di crescita a tre cifre per le vendite di Office 365 e Azure, con la suite nella nuvola che fa registrare già oltre 9 milioni di sottoscrizioni. Secondo Microsoft quasi metà dei rinnovi di licenze Office alle imprese sono ormai in Cloud, e il trend non accenna ad arrestarsi.

con l’integrazione di PowerBI e la decisione di rendere OneDrive illimitato e gratuito per tutti, la piattaforma si può definire completa

L’ultima edizione del pacchetto, che ha visto la luce nel 2013, ha portato significative novità che hanno inciso sulle funzionalità e sulla struttura dell’offerta.
Tra queste una migliore esperienza mobile su praticamente qualsiasi dispositivo, con interfacce rinnovate per l’uso su tablet e smartphone, anche Android e iOS; un cruscotto di controllo aggiornato e semplificato e diverse nuove applicazioni come Lync Online, Project Online e Visio Professional, che entra per la prima volta nel panel delle soluzioni in abbonamento.

Com’è articolata l’offerta business

Esistono ben 7 livelli nei nuovi piani tariffari di abbonamento di Office 365 dedicati alle imprese e ai professionisti, che possono essere liberamente combinati per costruire un piano aziendale personalizzato.
Il primo e più conveniente si chiama Business Essentials, al costo di € 4,60 per utente al mese, che può essere esteso fino a 300 utenti. Questo livello non comprende però l’installazione della suite localmente, ma solo l’accesso alle versioni online di Word, Excel e PowerPoint, il cui utilizzo è quindi vincolato alla disponibilità di una connessione alla rete permanente. Ci sono però tutti i servizi collegati, come 1 TB di OneDrive for Business, da non confondere con la versione personale di OneDrive, comunque gratuita e illimitata, Outlook con una casella di posta Exchange Online da 50 GB, il portale Yammer di collaborazione, Skype con accesso agli utenti Lync e l’uso delle app mobile della suite.
Per usare localmente Word, Excel, PowerPoint e Publisher è necessario sottoscrivere l’abbonamento Business, che costa € 10,70 al mese che scendono a € 8,80 se si sottoscrive un impegno annuale. Le applicazioni in questo caso non dipendono dalla connessione e possono essere installate contemporaneamente su 5 computer e 5 tablet per ogni utente, ma mancano le funzioni di condivisione, come la posta elettronica con Exchange Online, Lync e il social aziendale Yammer.
Per avere sia le applicazioni Office per desktop che i servizi di collaborazione al gran completo, compresa l’installazione locale di Lync, è necessario sottoscrivere l’abbonamento Business Premium, che vincolando un anno costa € 9,60 al mese.
C’è poi un profilo di abbonamento specifico per chi ha bisogno anche della nuova edizione di Access, definito ProPlus e offerto a € 12,90, sempre con impegno annuale.

Se l’azienda rischia però di avvicinarsi al limite dei 300 dipendenti, intervengono i tre profili Enterprise, denominati con poca fantasia E1, E3 ed E4. Il primo, per € 6,10 utente/mese comprende i servizi di condivisione e collaborazione e le applicazioni in versione solo online e mobile, mentre il secondo costa € 18,20 e aggiunge la PowerBI in modalità self-service, ovvero le funzioni di business intelligence on demand basate su Excel. Per € 20 mensili a utente si può poi ottenere il profilo Enterprise E4, che comprende anche l’installazione locale delle applicazioni desktop.

Nouvelle vague per gli aggiornamenti

Chi aveva già sottoscritto un abbonamento con la precedente versione 2010 ha potuto scegliere quando migrare alla nuova suite, attraverso un processo del tutto indolore. Del resto la gestione degli update è uno dei punti di forza delle soluzioni cloud based. Generalmente, al di là delle release di nuove edizioni, il modello prevede l’aggiornamento progressivo dei componenti su base trimestrale. L’applicazione estensiva di questa logica dovrebbe voler dire che quella del 2013 sarà l’ultima major release della suite che, come previsto per Windows 10, subirà d’ora in poi un processo di aggiornamento continuo.

La concorrenza di Apple e Google

Sarebbe ingenuo pensare che la svolta cloud di Office sia stata condizionata dall’incalzare dei competitor. Nelle piccole imprese, e anche in alcune realtà importanti, è però indubbio che gli strumenti Google, con la loro vocazione nativa alla condivisione, hanno saputo rosicchiare quote di mercato alla forma tradizionale delle applicazioni Microsoft. Ora lo scontro è ad armi pari, anzi l’offerta Microsoft è da alcuni punti di vista più conveniente.

Google Apps for Work costa di base € 40 l’anno più le tasse e include posta, chiamate voce e video, 30 GB di storage e assistenza telefonica 24/7. Per avere 1 TB di Drive e Google Vault, bisogna passare a una sottoscrizione da € 96 l’anno. Inutile dire che la suite Microsoft offre un ventaglio di funzionalità più ampie, anche se non sempre tutte utili o agevolmente sfruttabili dalle piccole imprese.

Come per tutti i servizi erogati dall’esterno, anche l’abbonato a Office 365 è teoricamente esposto a sporadiche interruzioni.

La forza di Google restano i servizi gratuiti, ancora preferiti da molte piccolissime aziende e professionisti. In quest’ultima categoria, quella dei molti professionisti sedotti dai prodotti con la mela morsicata, si muove anche Apple, la cui suite iWork vanta ancora la migliore affinità con l’interfaccia touch dei tablet. Ora da Cupertino fanno sapere che iWork per iCloud, versione basata su browser della suite, sarà gratuita per tutti gli utenti Windows che hanno un Apple ID, magari in quanto possessori di un semplice iPhone. In questo modo sperano di attirare nell’orbita delle loro applicazioni utenti Apple che si trovano costretti a usare Windows per lavoro. Difficile però immaginare come una simile operazione possa interessare numeri elevati.

La paura delle interruzioni e della privacy

Come per tutti i servizi erogati dall’esterno, anche l’abbonato a Office 365 è teoricamente esposto a sporadiche interruzioni. In realtà questo problema è limitato alle applicazioni dipendenti dalla rete, e non affigge, se non marginalmente, il software installato localmente, seppur fornito come SaaS. Al momento sulla rete si trova traccia di una sola significativa discontinuità relativa al giugno 2014, quando il servizio di instant messaging di Lync e le email di Exchange Online rimasero inaccessibili a molti utenti americani per nove ore.
La seconda preoccupazione che tiene alcuni potenziali clienti ancora lontani dal cloud riguarda la privacy e la sicurezza dei dati archiviati in remoto.
Microsoft ha da poco fatto sapere di aver adottato nuovi e più stringenti parametri di sicurezza per garantire la privacy dei suoi utenti, applicando lo standard ISO/IEC 27018:2014. Un’istituzione indipendente britannica ha quindi verificato che Office 365 e Dynamics CRM Online, insieme a Microsoft Azure, rispondono ai requisiti dello standard. Questo anche per mettere la sordina alle polemiche suscitate dalle dichiarazioni di Snowden sul libero accesso che le grandi compagnie di servizi cloud avrebbero concesso all’NSA con finalità di spionaggio. Il nuovo standard non risolverebbe del tutto la questione, ma aumenterebbe in diversi casi la tutela della privacy degli utenti.