Il dibattito è finito e il cloud ha vinto. La maggior parte delle aziende ha abbandonato i propri caratteristici sistemi telefonici PBX e si è spostata su sistemi di comunicazioni unificate (UC) interamente nel cloud, perché non vogliono essere legate a una posizione particolare per comunicare. Per la forza lavoro ibrida e distribuita di oggi, le comunicazioni aziendali e gli strumenti di collaborazione basati su cloud hanno perfettamente senso.

Se il vostro team è rimasto ancora aggrappato ai telefoni sulle scrivanie o il vostro team IT è riluttante a supportare l’ennesima soluzione cloud, è ora di invertire la rotta, soprattutto se la tua azienda sta adottando un modello di lavoro ibrido. Non solo è probabile che quel telefono raccolga polvere, ma le comunicazioni unificate sono diventate il collante tecnico che tiene unite le persone quando la collaborazione di persona diventa una sfida.

Il lavoro ibrido è la via da seguire

Il lavoro distribuito non è una novità, ovviamente, ma rendere ibrida un’intera forza lavoro presenta sfide tecniche uniche per l’IT. Con alcuni dipendenti che entrano in ufficio, almeno a volte, e altri che rimangono completamente remoti, i team fanno sempre più affidamento su una serie di strumenti di comunicazione per sostituire le connessioni di persona.

Secondo il recente studio Economist Impact commissionato da Google Workspace, oltre il 75% degli intervistati ritiene che il lavoro ibrido o flessibile sarà standard nelle loro organizzazioni nei prossimi tre anni. Al tempo stesso uno studio IBM del 2020 ha rilevato che il 75% dei dipendenti desidera continuare a lavorare da remoto, almeno occasionalmente, mentre il 54% desidera che il lavoro da casa sia il modo principale di lavorare. Fatta eccezione per le aziende di servizi e quelle che richiedono una presenza fisica, il modello ibrido è qui per restare. Fa bene ai lavoratori e, poiché mette meno auto sulla strada, fa bene anche al pianeta.

Man mano che il lavoro ibrido diventa la via da seguire, i dipartimenti IT sono sottoposti a un’enorme pressione per adottare tecnologie che aiuteranno i dipendenti a lavorare e collaborare in questo nuovo ambiente. I sistemi di comunicazione legacy e le soluzioni software monolitiche sono stati progettati per una forza lavoro che si riunisce e opera nella stessa posizione. Dal momento che non è più così, i team devono adottare strumenti che funzionano da qualsiasi luogo, proprio come fanno le persone che li utilizzano.

Ciò significa implementare strumenti che consentano un’efficace comunicazione interna ed esterna per facilitare la collaborazione tra lavoratori e team distribuiti da qualsiasi luogo. È qui che brillano le soluzioni di comunicazioni unificate basate su cloud. L’unione di voce, messaggi di testo, riunioni video e comunicazioni unificate come servizio (UCaaS) migliora la produttività e l’efficacia dei lavoratori. Funzionalità come la videoconferenza, gli spazi di lavoro del team, le lavagne virtuali e la condivisione di documenti e schermo consentono ai team di lavorare in modo efficace da qualsiasi luogo o fuso orario.

UC non è più solo un servizio telefonico

Fornendo ai lavoratori mobili i servizi di comunicazione che si adattano ai loro stili di lavoro mobili, le soluzioni UCaaS integrano più sedi e collegano i lavoratori mobili con funzionalità che il loro telefono fisso non potrebbe mai sognarsi. Gli strumenti UC che le aziende stanno adottando oggi vanno ben oltre i telefoni VoIP di base. Uniscono infatti chiamate, messaggistica istantanea, riunioni, collaborazione in team, condivisione di file, accesso mobile da qualsiasi browser e altro in uno strumento che aiuta a migliorare le comunicazioni interne ed esterne e la produttività dei lavoratori.

Le nuove capacità di intelligenza artificiale emerse negli ultimi due o tre anni hanno migliorato ulteriormente le soluzioni UCaaS, soprattutto per riunioni e conferenze. Questi sistemi intelligenti riducono i rumori di fondo, comprendono il linguaggio naturale in modo da poter fornire riepiloghi e momenti salienti delle riunioni e assegnare automaticamente attività ai partecipanti alla riunione in base alle conversazioni.

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Questi strumenti offrono insomma un’esperienza di riunione notevolmente migliorata. Poiché molti lavoratori non si trovano più nello stesso ufficio fisico con i colleghi e gli incontri di persona stanno diventando meno frequenti, questi strumenti colmano le distanze migliorando la collaborazione interna ed esterna.

Comunicazioni cloud

Le soluzioni di comunicazione cloud hanno mostrato il loro valore durante la pandemia. Le organizzazioni che già le utilizzavano sono state in grado di passare rapidamente al lavoro a distanza senza perdere un colpo, mentre quelle che non le utilizzavano hanno faticato non poco per rimanere produttive.

Ecco alcuni esempi tratti da casi di studio pubblicati:

  • Shwabe Pharma Italia, azienda farmaceutica con oltre 30 anni di esperienza nella cura della persona attraverso prodotti naturali, ha scelto di affidarsi a Cloudya, la soluzione NFON per la comunicazione aziendale in cloud, per semplificare la gestione complessiva della telefonia nelle due sedi italiane. Sicurezza e integrazione degli applicativi per la gestione della produzione e della logistica sono stati i principali driver di scelta.
  • Interstate Batteries ha utilizzato Vonage Communications Platform (VPC) per trasformare il modo in cui i dipendenti comunicano e operano dall’ufficio o da qualsiasi luogo, fornendo flessibilità e garantendo la continuità aziendale. La piattaforma ha consentito ai team di passare rapidamente alla modalità remota e di mantenere in contatto più di 600 dipendenti in sicurezza.
  • Bennett International, la sesta azienda di trasporti specializzata più grande del Nord America, mantiene in contatto 3.000 dipendenti e appaltatori utilizzando la soluzione cloud RingCentral MVP (messaggi, video, telefono). Non importa dove lavora qualcuno, perché contatti, funzionalità video e messaggistica del team sono sugli smartphone e sui computer di tutti.
  • Il dipartimento di Seine-Saint Denis in Francia utilizza Avaya Spaces per facilitare la comunicazione tra i suoi 8.000 dipendenti e partner senza vincoli di posizione. Le funzionalità di videoconferenza e di collaborazione di tale strumento sono disponibili su qualsiasi dispositivo e i membri del team possono creare spazi di lavoro pubblici o privati, condividere e archiviare file e gestire le attività di progetto. Ad esempio, Spaces semplifica la visualizzazione dei flussi di lavoro tramite lavagne Kanban, consentendo ai team di stabilire le priorità e tenere traccia dell’avanzamento delle attività collettivamente.

Andare più a fondo in un mondo ibrido probabilmente cambierà ancora di più il modo in cui comunichiamo e collaboriamo con clienti, colleghi, partner e fornitori. Una volta che gli strumenti UC diventeranno la norma, la posizione non avrà più importanza. Le comunicazioni e la collaborazione nel cloud consentono di creare e dissolvere team virtuali semplicemente portandoli in uno spazio di lavoro virtuale dove possono collaborare e connettersi con i colleghi tramite voce o video.

Avviare un nuovo progetto di ricerca e sviluppo, una nuova campagna di marketing o un brainstorming sul problema di un cliente consiste nell’invitare le persone appropriate in uno spazio di lavoro per chattare, tenere conferenze e condividere idee e documenti. E poiché tutto è basato su cloud, i lavoratori possono accedere all’area di lavoro e ai contenuti da qualsiasi luogo o dispositivo.

Tutto ciò porta a una maggiore produttività per i team ibridi. Studi su tutta la linea mostrano una maggiore produttività degli utenti grazie alle comunicazioni e alla collaborazione cloud. Le aziende hanno riscontrato miglioramenti della produttività compresi tra il 10% e il 25% dalle comunicazioni e dalla collaborazione cloud, con conseguente completamento più rapido dei progetti, risoluzione dei problemi più efficace e innovazione avanzata.

Quale strumento scegliere?

Non mancano le nuove offerte da parte di un elenco crescente di fornitori di comunicazioni cloud. Da nomi familiari come Microsoft, Google e Zoom fino a a specialisti come Nfon, 8×8, Avaya, Dialpad, Edify, Intermedia, Mitel, Nextiva, RingCentral, GoTo e Vonage, le aziende hanno davvero tantissimi fornitori a cui potersi rivolgere.

Man mano che i servizi di comunicazione cloud continuano a migliorare, possiamo inoltre aspettarci di vedere sempre più funzionalità di intelligenza artificiale come la trascrizione e la traduzione in tempo reale nel corso delle riunioni per migliorare la collaborazione all’intero di una base di dipendenti globale.

Il vecchio modo di lavorare sta cambiando e oggi richiede nuovi strumenti e nuovi approcci. Man mano che i lavoratori continueranno a ridefinire gli spazi che utilizzeranno per un ufficio, si rivolgeranno sempre più a strumenti di comunicazione e collaborazione basati su cloud per rimanere in contatto con colleghi, clienti e partner. Ecco perché per la nuova forza lavoro ibrida e distribuita, il cloud è la via da seguire.