Ci sono migliaia di applicazioni SaaS (Software-as-a-Service) sul mercato, tutte in competizione per essere le prime in una particolare categoria. Di conseguenza, le organizzazioni spesso hanno difficoltà a selezionare le app SaaS giuste per le loro esigenze specifiche e commettono errori che possono costare loro tempo e denaro.

Ecco i primi quattro passi falsi che le aziende fanno quando acquistano app SaaS e come evitarli.

Non considerare il “perché”

Una delle prime cose che un’organizzazione dovrebbe fare è chiedersi perché sta prendendo in considerazione una particolare app SaaS, ha affermato Steve Cabello, amministratore delegato della società di consulenza Protiviti. “Le mie prime due domande per i clienti sono: perché lo state facendo e quali sono i fattori strategici. È importante saperlo, perché il modo in cui vi approcciate alla valutazione potrebbe essere diverso. A volte potrebbe dipendere da un risparmio sui costi, altre volte potrebbe trattarsi di un aumento dell’efficienza operativa”.

L’analista di IDC Frank Della Rosa è d’accordo con Cabello, affermando che le aziende devono determinare i loro driver operativi e ambiziosi. I driver operativi sono molto tattici. Ad esempio, c’è qualcosa che non funziona correttamente e che sta avendo un impatto materiale negativo sull’azienda e deve essere risolto immediatamente. “Forse i dati sono nascosti in tutta l’organizzazione e l’azienda non può estrarne valore: questo è un driver operativo“, ha affermato Della Rosa.

I driver ambiziosi, invece, sono per lo più associati alla trasformazione digitale. “Dove vogliamo essere tra 18 mesi e 24 mesi? Forse abbiamo qualche idea su nuovi modelli di business, nuove fonti di reddito e vogliamo davvero cambiare il modo in cui il settore percepisce il valore”, continua Della Rosa. “Un buon modo per pensare all’ambizione è una sorta di rivisitazione della proposta di valore per i clienti”.

Troppo spesso, le organizzazioni prendono queste decisioni in fretta e di solito sono guidate da problemi operativi. Tuttavia, le aziende devono prendersi il tempo per considerare driver ambiziosi più grandi e più ampi che possano aprire nuove possibilità per una maggiore efficienza e per esperienze di clienti e utenti più solide e forti.

Inadeguata comprensione dei requisiti critici

Piuttosto che guardare un elenco di funzionalità durante la fase di selezione di un’app SaaS, è importante comprendere davvero le esigenze critiche dell’azienda, ha affermato Christina Kearney, chief marketing officer di SoftwareReviews, fornitore di recensioni di software per aiutare le organizzazioni a prendere decisioni di acquisto migliori.

In primo luogo, i leader dovrebbero avere un processo da seguire per la selezione del software. Una decisione sbagliata di acquisto del software può essere costosa, con conseguente perdita di produttività e mancato raggiungimento degli obiettivi aziendali chiave, per non parlare degli alti costi del passaggio a un nuovo software se l’azienda deve cominciare a usarlo da zero.

“Il processo di selezione dovrebbe essere un approccio basato su modelli che possa essere condiviso con le parti interessate. La cosa più importante è che tutti siano allineati su un singolo processo per la valutazione”. Cabello ha convenuto sul fatto che le aziende dovrebbero concentrarsi sui pochi requisiti aziendali selezionati che generano veramente valore e/o sono unici per l’azienda stessa. “Se fornite 100 o 1.000 requisiti, il venditore sceglierà quali sono più importanti per lui, non per voi. Quindi, dovreste concentrarvi su non più di 25 fattori che faranno davvero la differenza nella vostra attività”.

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Mancato svolgimento della due diligence

I leader dovrebbero inoltre garantire che le applicazioni che stanno valutando e selezionando siano veramente in linea con ciò di cui l’azienda ha bisogno ora e in futuro. Le esigenze di un’organizzazione cambiano con il tempo e anche i set di funzionalità del mercato cambieranno.

“Tuttavia, l’organizzazione stessa probabilmente non cambierà i fornitori di software molto spesso”, afferma Kearney. “Quindi è davvero importante capire in che modo un venditore fornisca assistenza ai propri clienti e cosa voglia dire lavorare con esso dopo la firma del contratto”. Ciò significa che le aziende dovrebbero diversificare gli input che guidano le loro decisioni e dovrebbero anche utilizzare recensioni degli acquirenti, testimonianze, referenze e altre ricerche secondarie come parte dei loro processi di valutazione.

Le recensioni degli acquirenti aiutano i leader a capire non solo cosa pensano i clienti delle caratteristiche e delle capacità dei prodotti che hanno acquistato, ma anche cosa pensano delle loro relazioni con i loro fornitori. “Com’è lavorare con quel particolare fornitore di software? Come si è comportato durante le negoziazioni e la fase di contrattazione? Queste sono cose che possono essere dedotte dalle recensioni degli acquirenti e facendo un’analisi approfondita delle esperienze che altri clienti hanno avuto”, continua Kearney.

Mancata inclusione degli utenti nelle prime fasi del processo

L’adozione da parte degli utenti è fondamentale quando si tratta di implementare un nuovo software SaaS. Tuttavia, un errore fondamentale commesso da molte organizzazioni è non includere gli utenti nelle prime fasi del processo di acquisto. Ciò comporterà l’insoddisfazione degli utenti, ha affermato Kearney.

“Queste sono cose che vogliamo evitare. Quindi, all’inizio del processo di valutazione è molto importante coinvolgere un piccolo team di persone in grado di rappresentare tutte le funzioni che utilizzeranno in quel software”. Anche secondo Della Rosa, man mano che le aziende diventano più consapevoli delle nuove possibilità di implementazione di applicazioni SaaS, devono porre maggiore enfasi sulle persone nel processo decisionale.

“L’errore è pensare di poter sostituire un’applicazione legacy con un’applicazione SaaS e non avere implicazioni per i lavori che devono essere eseguiti. Quindi, fare un passo indietro e lavorare con le risorse umane per determinare come ciò potrebbe potenzialmente cambiare i ruoli lavorativi all’interno dell’azienda è una parte fondamentale del processo”.

Le aziende che non prestano sufficiente attenzione agli utenti durante la decisione di acquisto SaaS finiscono con l’avere enormi problemi. “Gli utenti saranno lenti nell’adottare la nuova applicazione o non estrarranno completamente il valore potenziale da essa”, conclude Della Rosa. Evitando questi errori, le organizzazioni possono essere sicure di scegliere il software SaaS che meglio soddisfi le loro esigenze e consenta loro di operare in modo più efficiente.