Onlyoffice Workspace 12.5, collaborazione in tutta sicurezza
Miglioramenti nella sicurezza e nella gestione di documenti e posta sono tra le novità principali della versione 12.5 appena rilasciata di Onlyoffice Workspace, il pacchetto di applicazioni web per la collaborazione e il team management di Onlyoffice, il brand noto soprattutto per la suite office open source Onlyoffice Docs.
Onlyoffice Workspace comprende moduli di gestione documenti, email, CRM, gestione progetti e calendario, ed è disponibile in una vasta gamma di opzioni in cloud – gratuito per startup (fino a 5 dipendenti), scuole, organizzazioni non profit (fino a 1000 utenti), o nelle versioni Business (4,2 euro per utente al mese) e VIP – oppure on-premise nelle versioni enterprise, plus e premium.
La suite propone come punti di forza soprattutto l’integrazione con molte app di terze parti, tra cui DocuSign, Dropbox, Twilio, WordPress, Google Drive, ChatGPT, Zoom, il controllo e sicurezza dei dati – con crittografia dei dati inattivi e in movimento, autenticazione LDAP/Active Directory. diritti di accesso flessibili e JWT, tracciamento delle attività e altro ancora – e la semplicità del pannello unico di amministrazione e personalizzazione.
Il blocco degli IP per affrontare attacchi brute force
In questo quadro, come accennato una delle principali aree di evoluzione di Onlyoffice Workspace 12.5 è la sicurezza. Per quanto riguarda la protezione degli accessi, è possibile ora impostare un limite di tentativi di login falliti, con blocco di ulteriori tentativi dello stesso IP per un periodo di tempo preselezionato, per affrontare attacchi di forza bruta.
A proposito di IP, d’ora in poi si possono inserire indirizzi affidabili per utenti e amministratori che accedono a diverse sezioni, per i quali l’autenticazione a due fattori (2FA) non è necessaria, così come IP per cui la 2FA è obbligata. Inoltre l’amministratore può ora definire il numero massimo (o minimo) di caratteri utilizzabili per le password.
Le opzioni di controllo per la condivisione documenti
Altra area di particolare attenzione per questa nuova versione come accennato è stata la gestione documentale.
Nel modulo Documenti di Onlyoffice Workspace 12.5 si possono generare vari tipi di collegamenti esterni per la condivisione di uno stesso file, impostare limiti di tempo e password per i documenti condivisi esternamente, e anche condividere cartelle – con relative sottocartelle e file – tramite collegamenti esterni (anche qui sono impostabili limiti di tempo e password).
Inoltre le novità comprendono anche la possibilità di convertire i documenti protetti da password in formati OOXML, di caricamento della struttura di cartelle vuote utilizzando Drag’n’Drop, l’ultima versione degli editor online con ruoli di destinatario per il riempimento dei moduli compilabili, SmartArt, Watch Window, equazioni Unicode e LaTeX, plugin ChatGPT e Zoom e altre funzionalità.
Email: sincronizzate bozze e client di posta
Passando al modulo Posta, il servizio IMAPSync ora consente di sincronizzare le bozze con il client di posta connesso (se si crea o modifica una bozza di email sul portale, sarà accessibile sul client di posta e viceversa), mentre per quanto riguarda il layout grafico, è possibile ora abilitare il tema scuro per l’intera suite, per una migliore esperienza utente in ambienti scarsamente illuminati.
Le evoluzioni in Onlyoffice Workspace 12.5 però non si fermano qui: tra le altre vale la pena di segnalare la possibilità per gli amministratori del portale di attivare la modalità impersonation per accedere al portale per conto di qualsiasi utente, di impostare e modificare la quota di archiviazione predefinita per ciascun utente nella sezione Statistiche, di utilizzare certificati autofirmati per SSO e WebDAV, e poi miglioramenti per il pannello di controllo, comprese le impostazioni aggiornate per la connessione di archivi di terze parti, logo a tema scuro nelle impostazioni di branding, possibilità di modificare la quota di memoria del portale per i tenant.
