Onlyoffice, ecco DocSpace: collaborazione sicura con l’esterno dell’azienda
Continua ad arricchirsi il mondo di Onlyoffice, l’editor online open source di soluzioni per l’ufficio. Da pochi giorni è infatti disponibile Onlyoffice DocSpace, una nuova soluzione pensata per migliorare la collaborazione su qualsiasi contenuto con l’esterno dell’azienda – clienti, fornitori, partner commerciali, collaboratori, appaltatori, contractor – e basata sul concetto di “stanze virtuali” con permessi d’accesso preconfigurati.
Dopo Onlyoffice Docs e Onlyoffice Workspace, quindi, la società di sviluppo Ascensio System SIA ha ampliato ancora la sua offerta, andando incontro all’esigenza sempre più sentita di supportare la collaborazione da remoto su qualsiasi tipo di file tra l’azienda e l’esterno in tutta sicurezza. Onlyoffice DocSpace infatti permette di creare stanze virtuali in funzione delle esigenze, invitare le persone con vari livelli di accesso, collaborare in sicurezza su qualsiasi contenuto, e comunicare comodamente all’interno della soluzione.
Stanze di collaborazione e stanze personalizzate
Più in dettaglio, la prima versione di Onlyoffice DocSpace offre due tipi di stanze. Le stanze di collaborazione permettono la creazione comune in tempo reale, con comunicazione diretta all’interno dei documenti tramite la chat incorporata (o i plugin Zoom, Jitsi, Telegram e Rainbow). Le stanze personalizzate hanno impostazioni flessibili per qualsiasi scopo aziendale, per esempio condividere contenuti solo per la visualizzazione (o per la revisione, o per commenti), condividere un modulo da compilare online, eccetera.
Di conseguenza le autorizzazioni di accesso possibili prevedono diversi livelli. Quelli attualmente disponibili sono: Visualizzatore, Commentatore, Revisore, Compilatore di moduli, Editore, Utente esperto, e Amministratore della stanza.
Onlyoffice DocSpace viene fornito con gli editor e i lettori collaborativi per poter lavorare su qualsiasi contenuto: documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli compilabili, e-book e file PDF. È inoltre disponibile la memorizzazione e visualizzazione di file multimediali.
Le funzioni di sicurezza
Per quanto riguarda la sicurezza, la soluzione è conforme ai principali standard di privacy dei dati, come GDPR e HIPAA, e fornisce le funzionalità necessarie per proteggere le informazioni sensibili, come l’algoritmo di crittografia AES-256, il protocollo HTTPS, JWT, strumenti di tracciamento dell’attività e reporting di controllo, 2FA, Single Sign-On, domini di posta affidabili, durata della sessione, restrizione IP, backup dei dati e altro.
Per ora Onlyoffice DocSpace è fruibile in un cloud pubblico sicuro fornito da Amazon, ma la versione self-hosted sarà presto disponibile. Inoltre è possibile eseguire il backup dei dati su varie soluzioni cloud di archiviazione terze parti, come DropBox, Nextcloud o OneDrive.
Le tariffe: startup (gratuito) e business
Le opzioni tariffarie per ora sono due: un piano Startup gratuito e un abbonamento aziendale.
Il piano Startup, disponibile solo come offerta a tempo, include un amministratore, 2 utenti esperti, fino a 12 stanze, un numero illimitato di utenti in ogni stanza e 2 GB di spazio su disco.
Il piano Business invece ha un costo di 12 dollari per ogni amministratore (ma sono previsti sconti speciali per istituti scolastici e organizzazioni non profit), e consente di creare un numero illimitato di stanze e utenti, personalizzare e applicare il brand, monitorare gli accessi e le azioni degli utenti, attivare il backup automatico.
