La burocrazia interna ha un costo che raramente compare nei bilanci: fino a 530.000 euro l’anno per un’impresa di 100 dipendenti, calcolati sommando ore improduttive, errori operativi e rallentamenti decisionali. È la stima centrale del Report sulla Sindrome delle Scartoffie presentato da Factorial il 19 maggio a Milano, in occasione di AI Week.

Factorial è una piattaforma di gestione aziendale fondata nel 2016 e attualmente utilizzata da oltre 15.500 organizzazioni in più di dieci paesi. Ha raggiunto lo status di unicorno nel 2022 con un round di Serie C. In Italia è presente con soluzioni per HR, gestione presenze, note spese e amministrazione del personale.

Il report si basa su una survey condotta dalla società di ricerca Dynata a marzo 2026 su 206 dirigenti senior di aziende con 50-1.000 dipendenti, integrata con dati operativi anonimi provenienti dalle oltre 15.000 organizzazioni che usano Factorial. L’errore di campionamento dichiarato è di ±7,0 punti percentuali.

Cinque ore a settimana sottratte alla strategia

Il 37% dei manager italiani che hanno risposto alla survey dichiara di dedicare più di cinque ore settimanali a compiti burocratici che esulano dal proprio ruolo; per il 68% queste attività generano errori e rallentamenti nei processi. Passando dal piano operativo a quello dell’esperienza del lavoratore, per il 46% tutto ciò è associato a stress o ansia, il 40% a frustrazione, il 26% a demotivazione. La metà del campione ha dichiarato di aver perso ore di sonno o tempo libero; il 30% riferisce effetti negativi sulle relazioni familiari. Il dato forse più rilevante per i responsabili HR: il 64% dei manager ha considerato di lasciare l’azienda a causa del caos amministrativo. E il 18% lo ha già fatto.

L’AI c’è già, ma è frammentata

Nicola Laganà, Vicepresidente del Marketing di Factorial-2Il 67% dei manager usa già strumenti di AI per gestire attività burocratiche, principalmente per analizzare dati (61%), scrivere report (46%) e rispondere a email (40%). Il problema, secondo il report, è che si tratta quasi sempre di un’iniziativa individuale e informale, scollegata dai processi aziendali.

L’86% dei professionisti intervistati ritiene che un sistema di AI integrato migliorerebbe concretamente la gestione delle attività amministrative. Questa distanza tra uso personale dell’AI e adozione sistemica è il punto su cui Factorial costruisce la propria proposta commerciale con One, il proprio agente AI integrato nella piattaforma. Un primo livello di implementazione dell’AI riguarda un chatbot che può essere consultato al bisogno per sveltire le procedure, mentre la versione più avanzata permetterà ai dipendenti di creare il proprio “clone” sotto forma di agente AI in grado di assolvere a compiti più complessi.

Per Nicola Laganà, Vicepresidente del Marketing di Factorial, “la sfida oggi non è solo adottare nuove tecnologie, ma integrarle in modo efficace nei processi, liberando tempo e risorse per attività a maggior valore”.