Poiché le tecnologie digitali hanno trasformato il modo in cui le persone creano, spostano e archiviano i propri dati nel corso dei decenni, la gestione della moltitudine di documenti fisici e dati digitali prodotti da un’azienda continua a essere una sfida continua. Tecnologie come app e servizi basati su cloud, insieme ai requisiti normativi relativi all’archiviazione e alla protezione dei dati dei clienti, hanno richiesto alle aziende di esplorare nuove soluzioni tecnologiche per la gestione di documenti e dati.

In passato, ciò significava investire in un sistema di gestione dei documenti (DMS), che aiutava le aziende a archiviare e gestire digitalmente documenti cartacei e online. L’ascesa delle tecnologie basate sul Web ha creato sistemi di gestione dei contenuti (content management systems, CMS), che gestivano contenuti creati digitalmente, ma includevano anche formati come audio, video, immagini e file basati su HTML.

Poi sono emersi i sistemi di gestione dei contenuti aziendali (enterprise content management, ECM), un insieme di processi e strumenti che le aziende hanno utilizzato per acquisire, archiviare, proteggere, recuperare e gestire le informazioni aziendali. Processi come la gestione del ciclo di vita dei contenuti, la gestione delle risorse digitali, la gestione del flusso di lavoro, la governance delle informazioni e le funzionalità collaborative si sono uniti al mix nella gestione dei documenti, insieme al ripristino di emergenza e alle funzionalità di sicurezza avanzate.

Oggi la gestione dei contenuti riguarda meno i tipi di documenti (fisici o digitali o il tipo di formato) e più il fatto che il contenuto venga utilizzato in modo interno o esterno, ha affermato Holly Muscolino, Group Vice President Content Strategies and the Future of Work di IDC. L’evoluzione dei sistemi di gestione dei documenti e dei contenuti si è sovrapposta a tal punto che i moderni sistemi di contenuti possono gestire qualsiasi tipo di documento, flusso di lavoro o processo.

Dai sistemi monolitici a quelli modulari

Questa confusione e fusione è continuata, con le applicazioni ECM tradizionali e le applicazioni di condivisione e collaborazione dei contenuti (CSC) che convergono nel cloud come servizi di contenuti cloud più agili e scalabili. I modelli di lavoro ibridi stimolati dalla pandemia hanno mostrato la necessità di scalare l’accesso ai contenuti da qualsiasi luogo. Di conseguenza, le applicazioni di contenuti cloud hanno aggiunto intelligenza artificiale (AI), machine learning (ML), elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e analisi dati per aiutare le aziende a guidare il processo decisionale e automatizzare le attività in diversi processi aziendali.

In effetti, Gartner ha dichiarato l’approccio ECM come superato e ora definisce questa categoria Content Services Platforms (CSP). Piuttosto che cercare di archiviare e gestire tutte le informazioni di un’azienda all’interno di un’unica piattaforma, l’approccio CSP enfatizza l’utilizzo di app e servizi integrati per accedere, lavorare e gestire le informazioni ovunque risiedano. “Le CSP forniscono ai dipendenti una via per lavorare con i contenuti in modo moderno e senza soluzione di continuità attraverso i dispositivi e i confini organizzativi”, ha scritto Gartner in un suo report nel 2021. “In quanto tali, sono la componente fondamentale della strategia di digital workplace di qualsiasi organizzazione”.

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Anche IDC ha notato il passaggio da singole piattaforme ECM a un approccio modulare. “Il termine content services implica il fatto che invece di avere un’applicazione monolitica che fornisce servizi di cui potreste aver bisogno ma che non potrebbero mai soddisfare ogni caso d’uso, questi sono modulari; il vostro team DevOps o integratore di sistemi può quindi costruire soluzioni che soddisfano una serie di casi d’uso”, ha affermato Muscolino. “Poiché ciò può essere integrato più facilmente, non siete necessariamente vincolati a tecnologie specifiche”.

Nuovi fornitori come Box, Alfresco e Nuxeo (entrambi acquisiti da Hyland) sono nati proprio con questo approccio in mente, con altri fornitori tradizionali che ora cercano di riprogettare le loro offerte. IDC ha infatti identificato anche IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox e Oracle come principali attori di questo mercato.

Modernizzazione della gestione dei contenuti

Quando si esaminano i sistemi CSP, il rapporto di Gartner afferma che gli acquirenti “hanno molte opzioni che possono consentire loro di implementare veramente una visione aziendale dei servizi di contenuti”, grazie ai progressi nell’intelligence e nelle tecnologie cloud. Questi sistemi sono più facili da procurare, distribuire e implementare rispetto alle app ECM tradizionali, con interfacce utente meglio progettate che consentono di “comporre applicazioni dai microservizi sottostanti”.

Tuttavia, Gartner ha avvertito che le CSP sono raramente implementate come soluzioni standalone, poiché di solito esiste una tecnologia di contenuti esistente che un’azienda sta già utilizzando. Anche la capacità di integrarsi con le applicazioni aziendali esistenti come i sistemi ERP o CRM è importante. Muscolino aggiunge che ci sono pochissime organizzazioni prive di un sistema di gestione dei contenuti, visto che anche le piccole aziende utilizzano versioni gratuite di Box, Dropbox o Google per gestire documenti e file.

La fase successiva: contenuti unificati

Durante l’evento Ignite di ottobre, Microsoft ha annunciato Microsoft Syntex, una soluzione di contenuti unificata che riunisce diversi servizi necessari per gestire il ciclo di vita dei contenuti all’interno di un’organizzazione. Secondo IDC, Syntex è un esempio di una nuova categoria di soluzioni di contenuti che definisce Unified Content Model.

“Il cloud, l’intelligenza artificiale e le nuove architetture basate sui servizi hanno reso obsolete le categorie legacy di acquisizione, gestione dei contenuti aziendali (ECM), condivisione e collaborazione dei contenuti (CSC), gestione delle risorse digitali (DAM) e gestione dei contenuti Web (WCM)”, ha scritto Muscolino. “Queste vecchie etichette si riferiscono a una serie di casi d’uso supportati da una libreria comune di servizi di contenuti. Queste categorie di applicazioni avevano senso nell’era delle applicazioni monolitiche standalone on-premise, ma sono ingombranti e inefficienti nel contesto delle moderne architetture cloud e di servizi del business digital-first”.

Il nuovo modello unificato proposto da IDC supporta un insieme comune di servizi relativi ai contenuti, come il controllo delle versioni, la generazione e la gestione dei metadati e l’accesso sicuro, nonché servizi specializzati come l’elaborazione di immagini e video, la governance, la conservazione e la traduzione di siti Web, che possono essere utilizzati tramite strumenti low-code/no-code. Ciò consentirà alle aziende di costruire soluzioni per qualsiasi caso d’uso aziendale incentrato sui contenuti. Infine, sempre secondo IDC, Microsoft Syntex è uno dei primi esempi di questa nuova categoria tecnologica e si prevede che altri fornitori ne seguiranno presto il tipo di approccio.