Uno dei modi migliori per padroneggiare Google Sheets, la potente applicazione per fogli di calcolo di Google che si usa in un browser web, è imparare a costruire e utilizzare le tabelle pivot. Per descriverla in modo molto generale, una tabella pivot prende i dati da un gruppo di celle del vostro foglio di calcolo e li presenta in modi più comprensibili e interessanti. Le tabelle pivot sono utilizzate principalmente per raccogliere i dati numerici nelle celle, ma possono anche manipolare i dati testuali e sono molto utili quando vengono utilizzate per estrarre i dati delle celle da un foglio di calcolo con molte colonne o righe.

Perché usare le tabelle pivot?

Il modo migliore per spiegare cosa fa una tabella pivot e perché dovreste crearne una è mostrare degli esempi. Di seguito è riportato un foglio di calcolo con dati “grezzi” non organizzati. Notate le due colonne che elencano i PRODUCT NAME e l’AMOUNT SOLD di ciascun prodotto. Le vendite per gli stessi nomi di prodotti sono state inserite più volte, quindi è impossibile capire a colpo d’occhio le vendite totali per ogni tipo di prodotto.

tabelle pivot

I dati grezzi di questo foglio di calcolo sono difficili da decifrare

Ecco una tabella pivot creata a partire da questo foglio di calcolo. È stata progettata per riassumere le quantità totali di ogni tipo di prodotto venduto:

Questa tabella pivot somma le quantità di ogni prodotto venduto, mostrando i totali complessivi.

Questa tabella pivot somma le quantità di ogni prodotto venduto, mostrando i totali complessivi.

La tabella riunisce tutti i dati della colonna PRODUCT NAME e tutti i dati della colonna SUM of AMOUNT SOLD, mettendoli insieme in modo ordinato per avere una visione mirata del numero di prodotti venduti, un dato che è molto difficile da vedere nel foglio di calcolo originale.

Nel nostro secondo esempio di tabella pivot sottostante vediamo la media delle vendite totali dei prodotti che sono stati accreditati a ciascun venditore. Anche in questo caso, la tabella pivot estrae informazioni che è impossibile ricavare rapidamente dal foglio di calcolo originale.

Questa tabella pivot calcola il valore medio delle vendite per ogni venditore

Questa tabella pivot calcola il valore medio delle vendite per ogni venditore

Preparare il foglio di calcolo per le tabelle pivot

Per creare tabelle pivot utili in Google Sheets, è meglio preparare il vostro foglio di calcolo, che deve avere i seguenti fattori nella sua formattazione:

  • Devono esserci dati “grezzi”, ovvero non grafici, diagrammi, tabelle o altri elementi vari
  • Non devono esserci colonne o righe vuote tra colonne e righe che contengono dati all’interno delle loro celle
  • Le colonne o le righe che selezionate per la compilazione della tabella pivot devono avere intestazioni formulate in modo chiaro. Anche se potete selezionare manualmente colonne o righe specifiche, è meglio che la tabella pivot possa estrarre tutti i dati delle celle presenti in un foglio di calcolo. Le intestazioni formulate in modo chiaro facilitano questo compito.

In pratica, più il vostro foglio di calcolo è semplice e lineare, meglio è. Per preparare il foglio in modo che possa essere utilizzato per generare facilmente tabelle pivot, fate prima una copia del file del foglio di calcolo o un duplicato con i dati delle celle che volete manipolare in una tabella pivot.

  • Per fare una copia del foglio di calcolo: Aprite il foglio di calcolo in Google Sheets. In alto a sinistra, selezionate File > Crea una copia. Nel pannello che si apre, inserite un nuovo nome per la copia e cliccate su Crea una copia. Si aprirà una nuova scheda del browser con la nuova copia del foglio di calcolo.
  • Per duplicare un fogliodi calcolo: Aprite il foglio di calcolo in Google Sheets. Nella parte inferiore del foglio di calcolo, cliccate sulla freccia rivolta verso il basso della scheda del foglio che volete duplicare. Dal menu che si apre, selezionate Duplica. Una copia di questo foglio verrà aggiunta al vostro foglio di lavoro, a destra del foglio originale.
Creazione di un foglio duplicato in un foglio di calcolo

Creazione di un foglio duplicato in un foglio di calcolo

Per dare un nome univoco alla copia del nuovo foglio, cliccate sulla freccia rivolta verso il basso della sua scheda. Dal menu che si apre, selezionate Rinomina e digitate un nuovo nome. A questo punto potrete modificare la copia del foglio di calcolo senza alterare l’originale. Eliminate tutti i grafici, le tabelle e altri elementi vari. Eliminate le colonne e le righe vuote. Controllate e aggiornate i nomi delle intestazioni delle colonne e delle righe.

Usare lo strumento Esplora per creare una tabella pivot

Quando il vostro foglio di calcolo è aperto in Google Sheets, l’icona Esplora in basso a destra può apparire di colore verde. Ciò significa che lo strumento Esplora di Google vi ha suggerito una tabella pivot. Cliccando su questa icona, si aprirà la barra laterale Esplora sul lato destro. Scorrete fino alla sezione TABELLA PIVOT della barra laterale per vedere una miniatura di una tabella pivot generata da Google Sheets. Cliccando su ALTRO, potete vedere altre tabelle pivot create da Google Sheets.

Lo strumento Esplora di Google può suggerire tabelle pivot per il vostro foglio

Lo strumento Esplora di Google può suggerire tabelle pivot per il vostro foglio

Spostate il puntatore sulla miniatura di una tabella pivot. Due icone appariranno in alto a destra della miniatura:

Cliccate sull’icona della griglia per inserire la tabella pivot nel vostro foglio o sull’icona della lente d’ingrandimento per vederla da vicino

Cliccate sull’icona della griglia per inserire la tabella pivot nel vostro foglio o sull’icona della lente d’ingrandimento per vederla da vicino

  • Icona della griglia: Questa icona inserisce la tabella pivot suggerita nel vostro foglio di lavoro. Potete scegliere se inserire la tabella pivot nel foglio corrente che state visualizzando o in un nuovo foglio. Nella maggior parte dei casi, è meglio inserire una nuova tabella pivot in un nuovo foglio, sia che si tratti di una tabella pivot suggerita da questo strumento di Esplorazione, sia che si tratti di una tabella pivot creata da zero. L’inserimento di una tabella pivot in un foglio che contiene già delle celle può rendere l’intero foglio confuso e difficile da gestire. Inoltre, potrebbe interferire con le operazioni della tabella pivot.
  • Icona della lente di ingrandimento: Apre un’immagine più grande della miniatura della tabella pivot sul vostro foglio di lavoro. In questo modo avrete un’anteprima migliore della tabella pivot suggerita.

Creare una tabella pivot da zero

Se non vedete una tabella pivot che desiderate creare nella barra laterale di Esplora, è facile crearne una propria. Potete selezionare le colonne o le righe del foglio di calcolo da cui volete che la tabella pivot estragga i dati (comprese le intestazioni), oppure potete saltare questo passaggio, soprattutto se avete modificato il foglio di calcolo secondo la formattazione suggerita descritta in precedenza.

Nella barra dei menu sopra il foglio di calcolo, selezionate Inserisci > Tabella pivot. Appare il riquadro Crea tabella pivot. Se avete selezionato alcune celle del foglio da cui estrarre i dati, la selezione apparirà nel campo Intervallo dati. Se non avete selezionato alcun dato, il campo mostrerà l’intera serie di dati del foglio di calcolo.

Creazione di una nuova tabella pivot

Creazione di una nuova tabella pivot

Come già detto, è meglio inserire la tabella pivot in un nuovo foglio, quindi lasciate selezionato Nuovo foglio e cliccate su Crea. Verrà visualizzato un nuovo foglio con la barra laterale Editor tabella pivot aperta sul lato destro. L’editor ha due colonne. La colonna di destra presenta una casella di ricerca nella parte superiore. Sotto di essa, sono elencate le intestazioni delle colonne o delle righe che avete selezionato per estrarre i dati delle celle di questa tabella pivot; se invece non avete selezionato alcuna colonna o riga, sono elencate tutte le intestazioni del foglio. Questa colonna di ricerca è utile per trovare un’intestazione specifica nel foglio di lavoro che volete includere nella tabella pivot, soprattutto se il foglio è molto grande.

L’editor di tabelle pivot aiuta a costruire tabelle pivot utilizzando colonne e righe etichettate dal vostro foglio dati grezzo

L’editor di tabelle pivot aiuta a costruire tabelle pivot utilizzando colonne e righe etichettate dal vostro foglio dati grezzo

Nella colonna di sinistra dell’editor di tabelle pivot, vedrete alcuni suggerimenti di tabelle pivot che Google Sheets ha analizzato dal vostro set di dati. Probabilmente si tratta degli stessi suggerimenti che sono apparsi nella barra laterale Esplora. Nel nostro esempio di vendita di prodotti, Sheets suggerisce Average of Cost Each for each seller, Sum of Amount Sold for each Product Name e Average of Total Sales for each Seller. A questo punto basta cliccare su uno di essi per vedere la tabella pivot completa. Sotto troverete quattro tipi di elementi che potete aggiungere manualmente alla tabella pivot:

Righe e colonne

Quando cliccate sul pulsante Aggiungi a destra delle voci Righe o Colonne, si apre un menu che elenca i titoli delle colonne e delle righe dell’intervallo di dati di questa tabella pivot. I dati delle celle sotto l’intestazione selezionata verranno aggiunti alla tabella pivot come righe o colonne. In un modo decisamente controintuitivo, se aggiungete un elemento Righe, verrà creata una colonna per l’intestazione selezionata e i dati delle celle appariranno nelle righe sottostanti. Se aggiungete un elemento Colonne, verrà creata una riga per l’intestazione selezionata e i dati delle celle appariranno come colonne alla sua destra.

Gli elementi Righe e Colonne non eseguono calcoli quando vengono aggiunti a una tabella pivot, ma eliminano i duplicati. Nel nostro esempio di vendita, andando su Righe, cliccando su Aggiungi e selezionando PRODUCT NAME dal menu a comparsa, si aggiunge una colonna PRODUCT NAME con i nomi dei prodotti che appaiono come righe sottostanti. C’è solo una riga per ogni nome di prodotto.

La tabella pivot ora ha una colonna NOME PRODOTTO con una riga per ogni prodotto

La tabella pivot ora ha una colonna NOME PRODOTTO con una riga per ogni prodotto

Nell’editor della tabella pivot vedrete anche apparire delle caselle di impostazione per gli elementi aggiunti sotto Righe o Colonne. Ci sono alcuni modi per regolare questi elementi:

  • Ordine: Cliccando su questo menu a tendina, potete selezionare l’ordine crescente o decrescente. Ad esempio, se i dati delle celle sotto l’intestazione di questa riga o colonna sono costituiti da numeri, i loro valori saranno ordinati in modo crescente o decrescente. Se le celle contengono del testo, allora saranno elencate in ordine alfabetico (crescente) o in ordine alfabetico inverso (decrescente).
  • Ordina per: Se nella tabella pivot sono presenti due o più elementi di riga o colonna, potete selezionare quale di essi ha la precedenza per la funzione Ordina e le altre righe o colonne lo seguiranno. A questo punto del nostro esempio abbiamo solo una colonna, quindi torneremo su questa funzione più avanti.
  • Mostra totali: Se i dati delle celle di questa voce sono costituiti da numeri e selezioni questa casella, allora verrà aggiunta alla tabella pivot una riga o una colonna che elenca il totale di questi numeri.

Per eliminare un elemento di riga o colonna, cliccate sulla X in alto a destra della sua casella di impostazione.

Valori

Per eseguire dei calcoli sui dati di una tabella pivot, dovrete aggiungere un elemento Valori. Cliccando sul pulsante Aggiungi a destra della sezione Valori, si aprirà un menu che elenca i titoli delle colonne e delle righe dell’intervallo di dati di questa tabella pivot. Nella maggior parte dei casi andrete a selezionare un titolo per una colonna o una riga con valori numerici.

Quando selezioniate un titolo, una colonna con questo titolo verrà aggiunta alla tabella pivot. I dati delle celle sotto l’intestazione saranno calcolati con una formula selezionata da voi. Quando aggiungete una colonna di valori a una tabella pivot, nella sezione Valori dell’editor della tabella pivot apparirà una casella di impostazione con queste funzioni:

  • Riassumi per: Cliccando su questo menu a tendina, si apre un menu con diversi tipi di calcolo. Quelli che probabilmente utilizzerete di più sono SOMMA e MEDIA. Se i dati della cella sotto l’intestazione che avete selezionato sono costituiti da numeri, SOMMA li sommerà. La MEDIA calcolerà la media di questi numeri. Quando selezionate un’intestazione con dati numerici al di sotto mentre state aggiungendo una colonna di valori, Sheets sceglie la funzione SOMMA per impostazione predefinita. Nel nostro esempio di dati di vendita, andando su Valori, cliccando sul pulsante Aggiungi e selezionando AMOUNT SOLD, si aggiunge una colonna SUM of AMOUNT SOLD con i numeri di vendita di ogni prodotto sommati e mostrati accanto al nome di ogni prodotto.
La tabella pivot ora ha una colonna di valore SUM of AMOUNT SOLD

La tabella pivot ora ha una colonna di valore SUM of AMOUNT SOLD

  • Mostra come: Per impostazione predefinita, Sheets mostra i calcoli in una colonna di valori come numeri. Questo menu a tendina permette invece di visualizzare i calcoli come percentuali, che rappresentano una percentuale della riga o della colonna in cui si trova la cifra o una percentuale di un totale generale.

Potete regolare i valori di una colonna di valori in modo che vengano visualizzati come percentuali invece che come numeri.

Per eliminare una colonna di valori, cliccate sulla X in alto a destra della sua casella di impostazione.

Ora che abbiamo due colonne visualizzate nella nostra tabella pivot di esempio, facciamo un salto nella casella delle impostazioni dell’elemento Righe che abbiamo aggiunto. Gli elementi della colonna PRODUCT NAME sono elencati in ordine alfabetico crescente. Ma se ora impostiamo il campo Ordina per su SUM of AMOUNT SOLD, i numeri della colonna SUM of AMOUNT SOLD saranno elencati in ordine crescente. L’ordine degli articoli nella colonna PRODUCT NAME si sposterà in modo da corrispondere correttamente ai rispettivi numeri di vendita.

Cambiando il menu a tendina Ordina per in SUM of AMOUNT SOLD, le righe vengono riordinate in base ai numeri della seconda colonna

Cambiando il menu a tendina Ordina per in SUM of AMOUNT SOLD, le righe vengono riordinate in base ai numeri della seconda colonna

Filtri

I filtri permettono di escludere dalla tabella pivot alcuni elementi o valori del set di dati originale per presentare un insieme di dati più pulito e chiaro. Ecco una rapida panoramica su come utilizzarli nelle tabelle pivot.

Quando fate clic sul pulsante Aggiungi a destra della sezione Filtri, si aprirà un menu che elenca le intestazioni delle colonne e delle righe dell’intervallo di dati di questa tabella pivot. Scegliete un titolo per uno degli elementi (Righe, Colonne o Valori) che avete già aggiunto alla tabella pivot. Quando selezionate un titolo da questo menu, nell’editor della tabella pivot verrà aggiunta una casella di impostazione del filtro per il titolo. Per dimostrarlo, aggiungeremo un filtro per la voce PRODUCT NAME.

Ogni filtro aggiunto ha una singola funzione Stato nella sua casella di impostazioni. Cliccate sul menu a tendina che dice Mostra tutti gli elementi per aprire un pannello che permette di filtrare i dati della voce selezionata.

Nel riquadro del filtro PRODUCT NAME, cliccate su Mostra tutti gli elementi per visualizzare le opzioni di filtraggio

Nel riquadro del filtro PRODUCT NAME, cliccate su Mostra tutti gli elementi per visualizzare le opzioni di filtraggio

Esistono due modi per filtrare: per valori o per condizione.

  • Il filtro per valori permette di scegliere numeri o parole specifiche che volete includere o escludere dall’insieme dei dati. Potete usare la casella di ricerca nel pannello che appare dalla casella delle impostazioni del filtro per cercare i numeri o le parole che appaiono nelle celle sotto la voce che avete selezionato. Se volete che un numero o un elemento di testo appaia nella tabella pivot, lasciatelo selezionato. Se volete nasconderlo, deselezionatelo. Poi cliccate su OK. Se deselezionate un numero o un testo, la riga della cella che contiene il numero o il testo deselezionato verrà rimossa dalla tabella pivot. Non preoccupatevi: questa riga non è stata eliminata. Il filtro che avete creato ha nascosto questa riga, mostrando la tabella pivot senza di essa. Nell’esempio che segue, abbiamo deselezionato Thingmabobs per escludere i dati di vendita dalla tabella pivot.
tabelle pivot

La riga Thingmabobs è stata filtrata dalla tabella pivot

  • Il filtro per condizione permette di visualizzare solo i dati che soddisfano determinati criteri, come ad esempio quelli che contengono determinate parole o che hanno un valore superiore o inferiore a un certo numero. Supponiamo che vogliate escludere dai totali della vostra tabella pivot le vendite con meno di 11 articoli. Per fare ciò, dovete filtrare i dati relativi ad AMOUNT SOLD in modo da mostrare solo le celle che contengono numeri superiori a 10.

Nella sezione Filtri, cliccate sul pulsante Aggiungi e scegliete l’intestazione AMOUNT SOLD dal menu a comparsa. Nella casella del filtro AMOUNT SOLD, cliccate su Mostra tutti gli elementi. Nel riquadro che appare, cliccate su Filtra per condizione, poi cliccate sulla casella con scritto Nessuno. Dal lungo elenco di variabili del filtro che si apre, scorrete verso il basso e selezionate Maggiore di. Nella casella di immissione sotto la voce Maggiore di, digitate 10. Scorrete fino alla fine del pannello e cliccate su OK.

Questo filtro includerà solo i numeri superiori a 10 nel calcolo della colonna AMOUNT SOLD

Questo filtro includerà solo i numeri superiori a 10 nel calcolo della colonna AMOUNT SOLD

Ora la vostra tabella pivot mostra i calcoli utilizzando solo le celle dell’intervallo di dati del foglio di calcolo originale che contengono numeri superiori a 10. Le celle del foglio di lavoro originale che contengono numeri inferiori a 10 non vengono utilizzate nel calcolo della tabella pivot.

tabelle pivot

La tabella pivot ora mostra numeri più bassi nella colonna SUM of AMOUNT SOLD, poiché tutti i valori pari o inferiori a 10 vengono esclusi dai calcoli

Per eliminare un filtro, cliccate sulla X in alto a destra della sua casella di impostazione.

Gestire le tabelle pivot

  • Modifica di una tabella pivot: Quando avete bisogno di modificare le impostazioni di una tabella pivot, passate il mouse sulla tabella pivot e cliccate sul pulsante Modifica che appare sotto di essa. La barra laterale dell’editor della tabella pivot si aprirà sul lato destro. Per chiudere la barra laterale, cliccate sulla X in alto a destra.
Passate il mouse su una tabella pivot e cliccate sul pulsante Modifica per aprire l’editor delle tabelle pivot in qualsiasi momento

Passate il mouse su una tabella pivot e cliccate sul pulsante Modifica per aprire l’editor delle tabelle pivot in qualsiasi momento

  • Conservare le tabelle pivot in fogli separati: Ricordate che di solito è meglio impostare ogni tabella pivot su un foglio separato per ridurre il disordine. Questo può anche contribuire a rendere il vostro foglio di lavoro più versatile: potete creare diverse tabelle pivot, ognuna delle quali è impostata su un proprio foglio che compila i dati grezzi delle celle del vostro foglio principale in modo diverso dalle altre tabelle pivot. Potete poi passare da una tabella pivot all’altra cliccando sulle rispettive schede.
tabelle pivot

Tenete le tabelle pivot in fogli separati del vostro foglio di calcolo