Content e Document Management

Il Content Management riguarda i processi e le tecnologie adottate in azienda per seguire il ciclo di vita di vari tipi di contenuti digitali (principalmente documenti, immagini, file audio e video).

Un sistema di Content Management permette di svolgere le più svariate operazioni, mantenendo una gestione centralizzata: dalla semplice condivisione tra dipendenti e collaboratori alla pubblicazione online fino alla produzione di brochure cartacee.

Quando i contenuti sono essenzialmente documenti digitali o digitalizzati si parla più propriamente di document management. Proprio il document management è storicamente il progenitore del content management: è nato negli anni Ottanta per le esigenze delle imprese che basavano i propri processi su una grande quantità di documenti da creare, conservare e distribuire con precisione, come ad esempio la manualistica tecnica per le grandi industrie manufatturiere. Con la progressiva digitalizzazione dei processi e delle comunicazioni, questa esigenza si è estesa anche a tipi diversi di contenuti.

I sistemi di content management possono essere anche molto articolati e le funzioni di cui dispongono dipende anche molto dal settore in cui operano le aziende utenti. Ad esempio, la gestione degli asset multimediali per una rete di siti web è diversa da quella per la gestione di materiale fotografico e illustrativo legato alla produzione di abbigliamento.

Le 5 fasi della gestione di un contenuto con un CMS

Secondo un modello generale dell’AIIM (Association for Information and Image Management) un sistema di CM si può scomporre in cinque fasi: capture, manage, store, preserve e deliver.

1. Capture

La prima (capture) riguarda l’acquisizione dei contenuti, che devono essere conservati in un database adeguato e dotati di tutte le informazioni accessorie (i metadati) utili per la loro classificazione e le successive operazioni di ricerca.

2. Manage

La seconda fase (manage) è quella della gestione in senso stretto, in cui i contenuti vengono consultati e modificati secondo le procedure e i workflow definiti internamente e in base alle policy aziendali. Per esempio, Microsoft SharePoint permette di gestire i livelli di accesso dei dipendenti in base all’appartenenza ai gruppi di Active Directory e altri criteri.

3. Store

La fase store è quella della conservazione a breve-medio termine, in cui cioè i contenuti possono essere consultati e modificati con frequenza, mentre la fase preserve è quella della conservazione a lungo termine, in cui i contenuti si suppone non vengano più modificati. Un campo di applicazione ideale per il cloud cold-storage.

4. Deliver

L’ultima fase (deliver) è quella in cui i contenuti vengono presentati ai fruitori finali e molto spesso “escono” dal sistema, ad esempio una brochure viene stampata e distribuita fisicamente.

La gestione degli accessi

Trasversalmente a questo flusso dei contenuti c’è una struttura di ruoli per le persone che vi intervengono e che di solito vengono classificate in cinque funzioni:

1. creare i contenuti in sé
2. organizzarli in una comunicazione coerente
3. pubblicarli
4. gestire i diritti di accesso ai contenuti
5. consultarli come fruitore finale

Per tutti questi ruoli e utenti un sistema di CM agisce dietro le quinte offrendo funzioni mirate, in particolare identificandoli, associandoli ai flussi di contenuti di pertinenza, controllando gli accessi, gestendo le modifiche e le versioni dei contenuti, inviando alert a chi di dovere quando i contenuti vengono modificati o pubblicati.