A 25 anni dal suo debutto, SharePoint continua a rappresentare uno dei pilastri dell’ecosistema Microsoft dedicato alla collaborazione e alla gestione della conoscenza aziendale. Nato con l’obiettivo di semplificare la condivisione delle informazioni all’interno delle organizzazioni, oggi il servizio opera su una scala enorme, con più di un miliardo di utenti che lo utilizzano ogni anno e oltre due miliardi di file caricati ogni giorno.

Nel corso del tempo, la piattaforma si è trasformata da semplice sistema di gestione documentale a infrastruttura centrale per la gestione dei contenuti aziendali e, con l’arrivo delle tecnologie di intelligenza artificiale integrate in Microsoft 365, il ruolo di SharePoint è diventato ancora più strategico. La piattaforma rappresenta infatti la principale fonte di “grounding” per Microsoft 365 Copilot, ovvero il punto di riferimento da cui l’AI attinge informazioni affidabili per generare risposte e analisi contestualizzate.

Questo collegamento è alla base del concetto di Work IQ, lo strato di intelligenza che permette agli agenti AI e a Copilot di comprendere il contesto lavorativo degli utenti. Attraverso i contenuti archiviati in SharePoint, l’AI può interpretare documenti, processi aziendali e relazioni tra informazioni, offrendo suggerimenti e automazioni basate sulla conoscenza reale dell’organizzazione.

Numerose aziende globali hanno già iniziato a costruire le proprie strategie di intelligenza artificiale attorno a questa infrastruttura. Organizzazioni come Takeda, Mars, Hertz e Amey utilizzano SharePoint come repository centrale della conoscenza aziendale, trasformando archivi documentali tradizionali in risorse attive per sistemi di AI generativa e agenti digitali.

Uno dei cambiamenti più significativi di questo nuovo Sharepoint a guida AI, che sarà disponibile in versione globale dal mese prossimo, riguarda il modo in cui vengono sviluppate soluzioni interne. In passato, la creazione di applicazioni e sistemi basati sui contenuti aziendali richiedeva competenze tecniche avanzate e tempi di sviluppo considerevoli. Con l’introduzione di nuove esperienze “agentiche” all’interno di SharePoint, molte di queste attività possono partire da una semplice descrizione dell’obiettivo in linguaggio naturale.

SharePoint AI

In questo contesto, i team possono costruire strumenti completi per esigenze specifiche dell’organizzazione, come archivi strutturati per contratti di approvvigionamento, sistemi di assistenza IT o piattaforme per la gestione dei contenuti di marketing. Tutto avviene all’interno dell’ambiente Microsoft 365, mantenendo controlli di governance e sicurezza coerenti con le politiche aziendali.

Un elemento centrale di questa evoluzione è rappresentato dalle cosiddette competenze AI personalizzate. Si tratta di pacchetti di conoscenza organizzativa che includono terminologia interna, standard operativi, regole di governance e logiche di business. Integrando queste informazioni nei modelli AI, le risposte e le automazioni generate diventano più aderenti alle modalità di lavoro specifiche dell’azienda.

Un esempio concreto riguarda gli studi legali che sviluppano soluzioni per l’analisi dei contratti. Attraverso queste competenze personalizzate, l’AI può valutare documenti tenendo conto delle politiche interne, delle soglie di rischio e del linguaggio giuridico adottato dall’organizzazione. Il sistema può quindi contribuire alla revisione dei contratti, mantenendo allineamento con le pratiche aziendali e aggiornandosi automaticamente quando cambiano le regole o i documenti di riferimento.

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Anche il processo di pubblicazione dei contenuti all’interno delle intranet aziendali sta evolvendo grazie all’integrazione dell’intelligenza artificiale. Ogni giorno milioni di autori utilizzano SharePoint per diffondere comunicazioni interne, aggiornamenti sui prodotti o documentazione operativa. Il sistema di publishing è stato ridisegnato in modo che l’AI possa assistere gli utenti in ogni fase, dalla pianificazione alla creazione fino alla distribuzione dei contenuti.

Questa integrazione permette di gestire la comunicazione in modo più coerente e centralizzato, pur mantenendo la capacità di raggiungere i dipendenti nei diversi strumenti di lavoro quotidiano. L’intelligenza artificiale può contribuire alla revisione dei testi, alla scelta dei modelli di pubblicazione e alla misurazione dell’impatto dei contenuti, facilitando la diffusione rapida di informazioni strategiche.

Un’altra trasformazione riguarda il modo in cui le informazioni vengono scoperte e utilizzate. In passato la ricerca di contenuti in SharePoint avveniva prevalentemente attraverso un campo di ricerca tradizionale. Oggi, invece, l’accesso alla conoscenza avviene direttamente all’interno dei flussi di lavoro, integrandosi con strumenti come Copilot Chat, Microsoft Teams e lo stesso SharePoint.