Con molte aziende che negli ultimi 18 mesi hanno utilizzato Zoom come metodo principale per connettere i lavoratori remoti, riunioni aziendali, sessioni strategiche, discussioni di progetti e altro sono state trasferite a questa piattaforma di videoconferenza e così anche una grande fetta di dati e contenuti aziendali. Le organizzazioni che hanno investito molti soldi in altri strumenti di collaborazione si sono improvvisamente preoccupate della loro capacità di monitorare, preservare e accedere ai dati in Zoom per flussi di lavoro, sicurezza, risoluzione dei problemi o scopi di marketing.

Sebbene Zoom offra da tempo integrazioni con centinaia di strumenti diversi che collegano i servizi in vari modi, ad esempio consentendo di avviare una riunione Zoom da un’altra app, la società ha recentemente lanciato Zoom Apps, soluzione che offre alcuni aspetti di altre app e servizi direttamente nelle riunioni Zoom. A dire il vero è tutto un po’ confuso, specialmente quando si visita il Zoom App Marketplace e si trovano le Zoom Apps elencate come una categoria accanto a categorie più tipiche come Analisi, Collaborazione e Produttività.

Vogliamo così aiutarvi a trovare i tipi di app più utili nello Zoom App Marketplace per migliorare ed estendere le funzionalità Zoom. Piuttosto che preoccuparci se qualcosa è un a Zoom App o un’integrazione Zoom con un’altra app, abbiamo scelto di evidenziare i diversi strumenti che possono aiutare a creare una migliore esperienza di riunione video o consentire alle aziende di tracciare, analizzare e proteggere i dati dalle sessioni all’interno di Zoom.

Durante la ricerca di app, tenete presente che molte di esse richiedono ruoli utente specifici (come amministratore dell’account) e tipi di account in Zoom, mentre altre consentono anche agli utenti normali di installarle. All’interno di ogni descrizione dell’app è presente un elenco dei requisiti di installazione (inclusa la versione di Zoom richiesta), le autorizzazioni e l’ambito dell’app e le risorse di supporto di ogni sviluppatore. Prima di installare qualsiasi app, assicuratevi che le autorizzazioni richieste non violino le politiche sulla privacy della vostra azienda.

Le risorse per sviluppatori per ogni app includono una pagina di documentazione con le istruzioni per l’installazione e l’utilizzo dell’app. Nella maggior parte dei casi, vi verrà richiesto di configurare un account (o accedere a un account esistente) con il servizio che state connettendo a Zoom.

Produttività e collaborazione

Molte diverse app di collaborazione consentono di collegarsi a Zoom. Parliamo di Google Workspace, Gmail, Microsoft Teams, LinkedIn Video Meetings, Zendesk by Zoom, Spark e altro. Slack consente ad esempio di avviare riunioni Zoom direttamente in un canale Slack o in un messaggio di gruppo e di condividere lì la registrazione della riunione. È molto probabile insomma che se state utilizzando un’app di collaborazione, ci sia un’integrazione Zoom che la accompagna.

Molte app di produttività e collaborazione si legano più profondamente a Zoom e altre migliorano l’esperienza della riunione stessa, come dimostrato da questi esempi:

  • Box App For Zoom: un’utile app per accedere, sfogliare, visualizzare in anteprima e condividere i file archiviati nel cloud storage Box da Zoom, ma anche per presentare un file Box ad altri in una riunione Zoom e caricare i file su Box da Zoom.
  • Actionable Meetings by Wrike: questa app collega le riunioni Zoom alle attività e ai progetti nello strumento di gestione del lavoro di Wrike. Potete acquisire elementi di azione e assegnare attività durante o dopo le riunioni Zoom, allegare file, aggiungere commenti e impostare date di scadenza, inviare follow-up ai partecipanti alla riunione ed estrarre automaticamente le registrazioni e le trascrizioni in Wrike.
  • Mentimeter: coinvolgete i partecipanti con sondaggi dal vivo, quiz e domande e risposte per acquisire input in tempo reale in una riunione Zoom. Sebbene questa app sia orientata agli studenti, può essere utilizzata anche per riunioni di lavoro.
    Mentimeter

    Mentimeter

  • Lucidspark Whiteboard: create, condividete e collaborate sulle lavagne Lucidspark con i partecipanti alla riunione per aumentare il coinvolgimento e migliorare la collaborazione del team dall’interno di Zoom. Le funzionalità includono librerie di GIF, immagini e disegno a mano libera, oltre a timer per tenere traccia della riunione.
  • Zapier: Zapier serve per automatizzare i flussi di lavoro tra Zoom e una qualsiasi delle oltre 1.500 app e servizi con semplici comandi if/then. Ad esempio, potete configurare Zapier in modo che la creazione di una nuova riunione in Zoom crei automaticamente un nuovo record o aggiorni un record esistente in Airtable.

Registrazione e trascrizione

Con le riunioni che ormai avvengono più in video che non di persona, è più importante che mai creare una registrazione permanente di ciò che è stato detto. Sebbene i piani business ed enterprise di Zoom includano funzionalità base di registrazione e trascrizione delle riunioni, alcuni strumenti avanzati possono essere integrati in Zoom.

  • Colibri: questa app registra le riunioni Zoom e include la trascrizione dal vivo con l’identificazione del relatore. Potete evidenziare i punti chiave e condividerli come note della riunione. Le trascrizioni e i momenti salienti delle riunioni precedenti sono accessibili e ricercabili da Zoom.
  • Grain for Zoom: l’app Grain consente di trascrivere, evidenziare e condividere i momenti più importanti di una chiamata Zoom. Potete creare clip di momenti salienti, comprimere lunghe riunioni in riepiloghi di tre minuti o remixare i momenti salienti in storie, ognuna delle quali può essere condivisa automaticamente con altri strumenti come Slack, Notion e Asana. Il sistema consente anche di gestire e cercare una libreria di riunioni registrate e di importare registrazioni Zoom precedenti per generare trascrizioni ed evidenziazioni.
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Grain for Zoom

  • Laxis: oltre alle trascrizioni delle riunioni in tempo reale, potete creare modelli di riunioni personalizzati che acquisiscono le informazioni esatte di cui avete bisogno, ricevere citazioni chiave generate automaticamente e identificare le informazioni chiave dalle conversazioni. L’app, basata sull’intelligenza artificiale, è rivolta a product manager, ricercatori, analisti, consulenti, giornalisti e professionisti delle risorse umane.

Business Analytics

Queste app aiutano i team a collaborare sui dati e forniscono tendenze e insight per stimolare decisioni basate sui di essi. Le app Zoom in questa categoria offrono alle organizzazioni approfondimenti su come Zoom viene utilizzato in tutta l’azienda e possono connettersi con altri siti di analisi dati.

  • Domo: fornisce dashboard e visualizzazioni per aiutare le organizzazioni a comprendere e valutare l’attuale attività di Zoom della propria azienda, ad esempio quante riunioni si stanno svolgendo, quanto durano e quante persone vi partecipano. Le metriche dettagliate mostrano i modelli di collaborazione e l’utilizzo del servizio per aiutare le aziende a massimizzare il loro investimento su Zoom.
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Domo

  • Bver: questa app si integra nelle chiamate Zoom e analizza i modelli di discorso tra i partecipanti. Fornisce quindi agli utenti avvisi che li aiutano a essere più consapevoli del loro stile di conversazione, aiutandoli a evitare comportamenti negativi e ad adottare il tono giusto necessario per conversazioni migliori.
  • CLIPr: Piattaforma di analisi e gestione video. Dopo che gli utenti di Zoom hanno caricato le registrazioni delle riunioni sull’app, l’intelligenza artificiale analizza il video e identifica i momenti chiave e i relatori, creando una libreria virtuale di riassunti video personalizzati.
  • OnePgr Deal Room: aiuta a migliorare il processo di vendita offrendo visibilità nelle interazioni con le riunioni dei clienti attraverso l’analisi del sentiment.
  • Teamplify: Rivolto ai team di sviluppo, Teamplify consente ai manager di vedere l’attività dei dipendenti in Jira, Trello, Slack, GitHub, Bitbucket, GitLab e Zoom in un unico posto. L’app consente di vedere le riunioni a cui hanno partecipato i membri, inclusa la loro durata e gli altri partecipanti. Un report dei collaboratori mostra inoltre con chi ogni membro ha comunicato di più.

Amministrazione IT, conformità e sicurezza

Diverse app di sicurezza possono aiutare a tenere traccia delle chiamate Zoom al fine di fornire trasparenza su dati e sistemi, in particolare per i settori che richiedono conformità normativa e governance. Inoltre, una serie di integrazioni Zoom aiutano l’IT con il supporto degli utenti, le licenze e altri compiti amministrativi.

  • Obsidian Security: consente ai team di sicurezza di monitorare le chiamate Zoom per proteggersi da registrazioni inappropriate, condivisione eccessiva e utilizzo sospetto di Zoom. L’app può avvisare i team di minacce come riunioni registrate in ambienti sensibili, partecipanti imprevisti a una normale chiamata Zoom, riunioni create senza password e altro ancora.
  • Hyperproof: integrando Zoom con questa piattaforma per le operazioni di conformità, potete avviare una riunione Zoom da Hyperproof e il sistema importerà la registrazione come prova per eventuali audit.
  • Blissfully: l’app consente agli amministratori di tenere traccia di quali dipendenti e dirigenti hanno licenze Zoom e di creare flussi di lavoro per gestire la proprietà delle licenze.
  • Aternity: questa app di monitoraggio dell’esperienza utente viene distribuita sui dispositivi dei dipendenti e tiene traccia delle prestazioni dell’applicazione e del dispositivo per aiutare l’IT a risolvere i problemi. Il personale IT può ottenere visibilità sulla qualità delle riunioni Zoom e comprendere le possibili cause dei problemi delle riunioni Zoom, come un Wi-Fi scadente o un carico elevato della macchina.
aeternity

Aeternity

  • PowerSuite: PowerSuite di Unify Square è una piattaforma di collaborazione e gestione delle comunicazioni che supporta Microsoft Teams e Slack, oltre a Zoom. I leader IT possono gestire le attività amministrative tramite un’unica dashboard, anziché console di amministrazione separate per ciascuna app. PowerSuite include anche analisi dell’adozione e dell’utilizzo, indicazioni sulla risoluzione dei problemi, gestione delle policy e altro ancora.

Altre app da considerare

Pexels

Pexels

Zoom dispone anche di app orientate a specifiche funzioni di lavoro, come strumenti di vendita e CRM che monitorano e registrano le chiamate e si integrano con app come Salesforce. Ci sono poi app di gestione degli eventi per monitorare, registrare e analizzare i webinar prodotti tramite Zoom, app finanziarie che consentono di registrare, monitorare e archiviare chiamate sugli utili e riunioni con gli investitori o persino integrare il pagamento per i servizi video.

Spazio anche ad app per il servizio clienti che aiutano le aziende a gestire i ticket di supporto e le interazioni con i clienti che si verificano su Zoom, ad app sanitarie rivolte ai medici per eseguire chiamate di telemedicina che possono essere monitorate e registrate e ad app educative, che coordinano e monitorano l’attività Zoom correlata alla scuola per l’apprendimento a distanza.

Infine, potrebbe valere la pena esplorare alcuni giochi e altre app più leggere che potrebbero fornire una sorta di “rompighiaccio” prima o dopo una riunione o aiutare a rompere la monotonia dell’ennesima chiamata Zoom. Ad esempio, l’app Pexels – Virtual Backgrounds si integra con il sito di immagini royalty-free Pexels e consente di scegliere tra più di 3 milioni di foto da utilizzare come sfondi virtuali nelle chiamate Zoom. Ci sono spazi di lavoro professionali, paesaggi mozzafiato, opere d’arte bizzarre, monumenti famosi e altro ancora.