Business Intelligence: primi passi con Microsoft Power BI e PowerQuery

Si sente sempre più spesso parlare di Business Intelligence, o BI, ma che cosa è nel dettaglio?

Si tratta di un insieme di strumenti che permettono una analisi avanzata dei dati e la loro rappresentazione grafica oltre alla loro eventuale condivisione online così da consentire decisioni di business informate e basate su conoscenze derivate correttamente dai dati.

La Business Intelligence consente di gestire grandi quantità di dati e arrivare a identificare, sviluppare, creare nuove strategie e possibilità di business innovative. Grazie alle informazioni che si possono trarre dalle analisi di Business Intelligence, si può ottenere maggiore competitività sul mercato,  esplorare nuove strategie di business o correggere eventuali tattiche scorrette che si stanno attuando.

La Business Intelligence permette di combinare dati che provengono da sorgenti diverse, per esempio dati interni all’azienda e dati che provengono dal mercato, in modo tale da creare un’analisi efficace che tiene conto di tutti gli aspetti della situazione.

Business Intelligence: campi di applicazione

Oggi non esiste contesto aziendale in cui non si possa trarre utilità da questi strumenti. Lo scopo finale della Business Intelligence è quello di definire strategie e meccanismi per il miglioramento delle prestazioni. Sono molti gli strumenti di cui si serve la Business Intelligence per conseguire a questo obiettivo:

• Data mining e analisi statistiche permettono di individuare quali sono i trend in set di dati di grandi dimensioni che un’analisi manuale non potrebbe svelare. Per esempio, è possibile individuare le aree in cui vanno tagliati i costi oppure quelle in cui è opportuno incrementare gli investimenti.
• La produzione e pubblicazione di report visuali, o data visualization, permette di condividere in modo immediato ed efficace i risultati delle analisi con i soggetti ai quali compete prendere delle decisioni che saranno così più informate e basate sui fatti.
• L’analisi delle performance e il confronto dei dati reali con valori di riferimento anche storici permette di monitorare quale sia la situazione corrente e quali siano gli eventuali progressi che si sono compiuti in confronto agli obiettivi che ci si era posti. Grazie ad una visuale sulla situazione reale, i leader della azienda possono prendere le decisioni necessarie per migliorare la produttività, concentrando i propri sforzi nei settori giusti.
• L’analisi dell’evoluzione dei dati nel tempo riesce a fornire una indicazione chiara di dove si stia andando, individuare trend, comprendere su quali settori di deve puntare e apportare tempestivamente eventuali correttivi necessari.
• La possibilità di porre, nei report, domande in linguaggio naturale aiuta anche le persone con minore esperienza nella lettura dei dati a comprendere le situazioni.
• L’incrocio di dati provenienti da sorgenti diverse permette un approccio completo e basto su diversi punti di vista.
• La possibilità di accedere live ai dati di business fa sì che le analisi siano effettuate su dati sempre aggiornati e non su dati fossilizzati in un momento specifico.
• La facilità di condivisione di report e dashboard online permette di rendere immediato lo scambio di informazioni all’intero della azienda e con i partner evitando tempi di trasmissione dei dati stessi.

La Business Intelligence ora è accessibile a tutti

La Business Intelligence non è un fenomeno nuovo. Già in passato si ricorreva ad analisi di questo tipo, ma gli strumenti dedicati alla Business Intelligence erano più costosi, complessi da utilizzare e, solitamente, appannaggio di un piccolo gruppo di specialisti.

Altre figure professionali che avevano l’esigenza di effettuare, comunque, questo genere di analisi dovevano accontentarsi di strumenti semplici e molto spesso di effettuare analisi “casalinghe” senza un accesso diretto ai dati.

Oggi gli strumenti di Business Intelligence sono alla portata di tutti, sia dal punto di vista economico che dal punto di vista delle competenze che sono necessarie per il loro utilizzo.

Microsoft ha creato degli strumenti dedicati alla Business Intelligence autonomi e anche integrati in Excel. Tutto questo permette di accedere a queste analisi sofisticate in modo più semplice, immediato ed economico rispetto all’utilizzo di strumenti di terze parti, spesso molto costosi e il cui apprendimento richiede diverso tempo.

La Business Intelligence di Microsoft si può effettuare in due modalità:  attraverso Excel e i suoi nuovi strumenti di analisi oppure in Power BI Desktop, un software esterno gratuito che, oltre a modellare ed elaborare i dati, permette di produrre report e dashboard da pubblicare online e condividere con tutti i soggetti interessati. La condivisione online comporta però la sottoscrizione di un abbonamento. PowerBI Desktop si può scaricare da qui.

È possibile scaricare gratuitamente Power BI Desktop dal sito di Microsoft

Business Intelligence: preparazione dei dati e workflow tipico

Prima di proporvi una panoramica di questi strumenti per la Business Intelligence, è necessario cercare di capire quale sia il workflow di una analisi di Business Intelligence.

• Preparazione dei dati: in questo step i dati vanno selezionati opportunamente, profilati, analizzati e trasformati in modo che si presentino in una forma adatta alla creazione successiva di un modello di dati e alla visualizzazione. Fra le altre cose, è necessario verificare l’integrità dei dati, la loro correttezza e la completezza.
• Modellazione: la modellazione dei dati è quel processo che permette di combinare fra di loro le tabelle di dati mediante le opportune relazioni. Nella fase di modellazione, oltre alla definizione delle relazioni, vengono create delle misure, ossia dei calcoli aggiuntivi che permettono di arricchire i dati e di trarre da loro il maggior numero possibile di informazioni.
• Visualizzazione: questa fase del progetto processo di Business Intelligence permette di rappresentare i dati in report efficaci che siano in grado di garantire una comprensione immediata dei processi di business e della loro evoluzione. Gli oggetti visivi che vengono inseriti nei report di Business Intelligence sono in grado di interagire fra di loro, dando così, in tempo reale, un’immagine di come cambiano i dati al variare di certe condizioni o come cambiano i dati in contesti più specifici sia dal punto di vista geografico che, ad esempio, per linea di prodotto.
• Analisi: Una volta che i dati sono stati presentati in report efficaci sarà più facile interpretare le informazioni che vengono tratte dai dati stessi. Gli analisti dei dati sono in grado di estrarre dai dati stessi pattern, tendenze e previsioni quale possa essere l’evoluzione dei dati. Il processo di analisi è facilitato da report ben creati e visualizzazioni efficaci.
• Gestione: il processo di gestione dei dati garantisce che i dati stessi vengano distribuiti in modo corretto e siano disponibili per quei soggetti ai quali i dati sono necessari. Nell’ambito della gestione dei dati è possibile definire, ad esempio, quali sono i team che hanno accesso a specifiche analisi e quali analisi possono essere eventualmente condivise con i partner di business.

La preparazione dei dati avviene, almeno parzialmente, al di fuori di specifici strumenti dedicati alla Business intelligence, nel senso che vengono vanno analizzate e preparate opportunamente tutte le possibili sorgenti di dati per una specifica analisi.

I dati, se necessario, vanno predisposti e ripuliti in modo da trovarsi nella forma migliore per la analisi successiva.

Potrà essere necessario predisporre apposite viste sui database gestionali interni all’azienda e preparare file Excel o CSV che contengono dati aggiuntivi che potranno interagire con i dati provenienti dai database aziendali. Si tratta cioè di effettuare un lavoro preparatorio che sarà la base sui cui si passerà alla modellazione dei dati.

Una volta individuate le diverse sorgenti di dati e averle opportunamente predisposte, i dati potranno essere riuniti in un unico sistema grazie a uno strumento chiamato Power Query.

Power Query con Excel e Power BI

Power Query è uno strumento che vive sia all’interno di Excel (nel caso si voglia poi usare Excel per  modellare ed analizzare i dati)  che in Power BI Desktop. Power Query si presenta e si comporta in modo assolutamente identico all’interno dei due  software.

All’interno dell’ambiente di Power Query è possibile, come dice il nome stesso, effettuare query sulle più le sorgenti più disparate: database relazionali, servizi Internet, file Excel, file CSV, pagine web, file PDF. In seguito si può procedere alla pulizia dei dati e alla loro normalizzazione.

Lo strumento Power Query

Leggi anche: 15 consigli per sfruttare al meglio Power BI e i 10 errori da evitare con Power BI

Modellazione dei dati con Power BI, Power Desktop e funzioni DAX

Una volta che, grazie a Power Query, si sono recuperati, elaborati e ripuliti i dati necessari, sarà poi possibile creare il modello di dati, ossia mettere in relazione le tabelle necessarie alla analisi (escludendo magari tabelle accessorie) e creare nuove misure, ossia calcoli e aggregazioni che traggono informazioni sui dati.  Le misure si creano mediante le funzioni DAX (Dax data Analysis Expressions), un nuovo set di funzioni diverso dalle tradizionali funzioni di Excel.

Power BI Desktop dispone di una sezione deputata alla modellazione dei dati, alla creazione di relazioni e alla scrittura di funzioni DAX di cui si parlava sopra.

L’ambiente di modellazione dei dati di Power BI Desktop

Nel contesto di Excel, la modellazione dei dati avviene all’interno di uno strumento aggiuntivo chiamato Power Pivot. Qui è possibile creare relazioni e anche costruire nuove misure e campi calcolati utilizzando lo stesso set di funzioni DAX che sono presenti in Power BI Desktop.

Il nuovo strumento Power Pivot di Excel

Visualizzazione dei dati con report e dashboard in Power BI

Power BI Desktop dispone poi di una serie di strumenti per la creazione di report e oggetti visivi molto ricca e approfondita. Si possono creare report multi pagina con oggetti visivi che interagiscono tra di loro e che permettono il drill down di dati in visualizzazioni via via sempre più specifiche. Nel contesto dei report e delle dashboard create all’interno di Power BI Desktop, è possibile anche inserire domande in linguaggio naturale, in modo da facilitare  il reperimento delle risposte di business sui dati.

Un report di Power BI Desktop

Power BI Desktop è in grado di produrre questi report in un formato adatto allo schermo di un PC o in un formato fruibile da dispositivo mobile.

Predisporre un report per la visualizzazione su dispositivo mobile

I report di Power BI desktop possono poi essere pubblicati sul servizio Power BI online e quindi condivisi in ambito aziendale o con i propri partner..

Leggi anche: Come utilizzare Power BI per creare dashboard e analizzare dati

Naturalmente, Excel non permette la creazione di report e dashboard pubblicabili online.

La visualizzazione dei dati in Excel è piuttosto limitata e meno interattiva di quanto può avvenire nel contesto dei report di Power BI Desktop. Excel, nelle sue ultime versioni, si è sicuramente arricchito di tutta una nuova gamma di grafici per la visualizzazione dei dati che rispecchia, in parte, i grafici che troviamo anche in Power BI Desktop. I grafici di Excel, però, non riescono a garantire quella interattività che invece è possibile nei report di Power BI Desktop.

Una dashboard in Excel

La visualizzazione dei dati in Excel, oltre ai grafici, vecchi e nuovi, è affidata principalmente alle tabelle pivot. Naturalmente, per poter condividere un file Excel si potranno utilizzare poi gli strumenti di condivisione aziendale come SharePoint o OneDrive.

L’autrice dell’articolo Alessandra Salvaggio terrà su questo argomento un intervento nella sessione “Creare un progetto pilota di Data Science: strumenti e best practice” del convegno InnovazionePiù. La partecipazione è gratuita previa registrazione.